Журнал учета приказов по основной деятельности в доу образец

Журнал учета приказов по основной деятельности в доу образец

Ведение журнала регистрации


Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  1. “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  2. “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
  3. “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  4. “К” – кадровые.
  5. “КМ” – приказы по командировкам работников.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал.

Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя. Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации.

Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Для чего нужен журнал

Ведение различных регистрирующих журналов помогают упорядочить документооборот.

Также записи о регистрации:

  1. помогают быстрее сориентироваться в бумагах и найти изданный приказ, например, для ссылки на него;
  2. подтверждают наличие распоряжения и ознакомления с ним, к примеру, в случае возникновения споров с работником.
  3. придают документу юридическую силу;

Распоряжения руководства делят на три вида:

  1. по личному составу,
  2. по административно-хозяйственным вопросам.
  3. по основной деятельности,

Для фиксирования приказов разных видов заводят отдельные реестры.

В нашей статье представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности.
О формах ведения журналов регистрации

Какие сведения отражать

В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:

  1. номер и дата издания приказа;
  2. Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручено исполнение указания;
  3. отметка об исполнении и передаче в архив.
  4. основание для издания: например, трудовой договор или законодательный акт;
  5. краткое содержание: например, сообщается название подразделения и должность принимаемого сотрудника или указание организовать закупку материалов;
  6. подпись об ознакомлении;
  7. тип распоряжения: о приеме сотрудника, командировке, отпуске, изменении условий труда, об изменении личной информации (смена фамилии), реорганизации структурного подразделения и т.д.;
  8. порядковый номер позиции;

Приведенный перечень ориентировочный.

Оформление журнала в организации и ее структурных подразделениях ведется индивидуально.

Элементы

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

  1. Наименование документа.
  2. Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
  3. Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
  4. Номер дела по номенклатуре и номер тома.
  5. Если есть, то наименование структурного подразделения.
  6. Наименование организации, сотрудники которой его ведут.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать.

Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять. Вложенные страницы содержат две таблицы.

  • Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
  • Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

  1. Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
  2. ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
  3. Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
  4. Номера приказов по основной деятельности.
  5. Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
  6. Порядковые номера регистрируемых документов.

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец.

У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства. Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ.

Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

Функционал

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

  1. Документы относительно формирования штатного расписания.
  2. Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
  3. Документы о трудовом распорядке.
  4. Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.
  5. Документы о назначении руководителя на свою должность.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации.

Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом.

Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании. Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

  1. Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
  2. Хозяйственной деятельности компании.
  3. Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять

Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности.

Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей. В реестре также принята порядковая нумерация. Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно.
Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.

Таким образом, после издания распорядительного документа его нужно сразу же зарегистрировать в специальном журнале регистрации, так как, в соответствии с законодательными нормативами, указ считается недействительным без официальной регистрации факта его создания (ГОСТ Р 51141-98). Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года.

В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.

Образец журнала, регистрирующего перечень приказов по основной деятельности, можете скачать бесплатно.

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально.

Примерный образец заполнения включает:

  • внесение изменения в штатное расписание;
  • Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  • Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  • отпуска;
  • приём или увольнение;
  • перевод на другую должность;
  • Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  • Название распорядительного документа.
  • назначение совмещения.
  • Информация о сотруднике – виновнике составления.
  • Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период. © 2019 zakon-dostupno.ru

    Похожие записи

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Названный журнал должен вестись на предприятии в обязательном порядке, т. к. позволяет максимально оптимизировать работу с распорядительными документами по основной деятельности предприятия, в том числе:

  1. осуществить быстрый поиск того или иного распорядительного документа;
  2. зафиксировать факт издания приказа, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить его юридическую силу.
  3. оценить общее число зарегистрированных приказов данного вида;

Кроме того, закон напрямую устанавливает эту обязанность для организации (см.

Рекомендуем прочесть:  Заявление о признании иска кратко

п. «а» ст. 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 558). По общему правилу такие журналы регистрации подлежат постоянному хранению в организации.

В иных случаях, когда содержащаяся в них информация может быть использована в научно-справочных целях, такие журналы передаются на хранение в госархивы.

Структура журнала регистрации приказов

Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно.

Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

  1. основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.
  2. титульный лист;
  3. раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;

На титульном листе журнала может быть приведено:

  1. наименование фирмы;
  2. дата завершения заполнения журнала.
  3. наименование документа;
  4. дата начала заполнения журнала;

В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

  1. даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.
  2. Ф. И. О., должности ответственных лиц;
  3. подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
  4. ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;

В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:

  1. количество листов в каждом приказе;
  2. порядковые номера приказов;
  3. даты, номера, наименования приказов;
  4. Ф.

    И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.

Для чего нужна книга регистрации приказов

В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство). В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота.

Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.

Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:

  • Планирование.
  • Порядок отчетности.
  • Хозяйственную сферу.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала. На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

  • Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.
  • Порядковый номер документа.
  • Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  • Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  • Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  • Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи. Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год.

Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала. В ней не должно быть:

  1. необоснованных зачеркиваний;
  2. разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).
  3. исправлений;
  4. откорректированных записей;
  5. подчисток;

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности. Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения.

Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.