Запасные ключи и их хранение приказ

Об упорядочении порядка хранения, выдачи ключей и их изготовления, в случае утери, от запасных сейфов


ПРИКАЗот 1 октября 1996 года N 01-325Об упорядочении порядка хранения, выдачи ключейи их изготовления, в случае утери, от засыпныхсейфовС целью упорядочения порядка хранения, выдачи ключей и их изготовления, в случае утери, от засыпных сейфов приказываю:1. Хозяйственно-эксплуатационному управлению совместно с Главным управлением безопасности и защиты информации создать комиссию для проведения инвентаризации всех засыпных сейфов, находящихся в зданиях ЦБ России по ул.

Неглинная, 12, Сандуновскому пер., 3, Житной ул., 12, Селиверстовому пер., 6.2. После проведения инвентаризации и определения функционального назначения каждого сейфа установить следующий порядок хранения, выдачи ключей и их изготовления в случае утери:- ключи от сейфов, которые используются для хранения секретных документов: 1 (один) экземпляр выдается пользователю Главным управлением безопасности и защиты информации под расписку, второй экземпляр хранится в Главном управлении безопасности и защиты информации в опечатанном виде;- ключи от сейфов, которые используются для повседневных нужд: 1 (один) экземпляр выдается пользователю хозяйственной службой Хозяйственно-эксплуатационного управления под расписку, второй экземпляр хранится в хозяйственной службе Хозяйственно эксплуатационного управления.3.

После проведения инвентаризации и определения функционального назначения каждого сейфа установить следующий порядок хранения, выдачи ключей и их изготовления в случае утери:- ключи от сейфов, которые используются для хранения секретных документов: 1 (один) экземпляр выдается пользователю Главным управлением безопасности и защиты информации под расписку, второй экземпляр хранится в Главном управлении безопасности и защиты информации в опечатанном виде;- ключи от сейфов, которые используются для повседневных нужд: 1 (один) экземпляр выдается пользователю хозяйственной службой Хозяйственно-эксплуатационного управления под расписку, второй экземпляр хранится в хозяйственной службе Хозяйственно эксплуатационного управления.3. При утере ключей от сейфа руководитель подразделения должен произвести служебное расследование, составить акт, один экземпляр которого необходимо представить в Главное управление безопасности и защиты информации или Хозяйственно-эксплуатационное управление, после чего, замок вместе с ключами подлежит замене за счет пользователя сейфа.4.

В случае увольнения сотрудника из банка в обходном листе должна стоять отметка о возврате ключей от сейфа пользователем соответствующей службе (Главное управление безопасности и защиты информации или Хозяйственно-эксплуатационное управление).5.

Настоящий Приказ довести до сведения всех подразделений Центрального банка Российской Федерации.6.

Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на Административный департамент ЦБ России.Первыйзаместитель ПредседателяЦентрального банкаРоссийской Федерации А.В.Войлуков

Подробно

05.10.2012 Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Игорь Котыло и Максим Золотых рассматривают вопрос о правомерности хранения собственником запасного ключа от помещения, переданного по договору аренды.

Имеет ли право арендодатель хранить у себя запасной ключ от помещения арендатора в целях противопожарной безопасности? В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. При этом арендодатель обязан предоставить арендатору имущество в состоянии, соответствующем условиям договора аренды и назначению имущества (п.

1 ст. 611 ГК РФ), а арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ). При этом арендуемое имущество остается в собственности арендодателя и последний вправе принимать меры к обеспечению его сохранности (смотрите, например, постановления: ФАС Западно-Сибирского округа от 9 декабря 2011 г.
2 ст. 616 ГК РФ). При этом арендуемое имущество остается в собственности арендодателя и последний вправе принимать меры к обеспечению его сохранности (смотрите, например, постановления: ФАС Западно-Сибирского округа от 9 декабря 2011 г.

по делу N А75-1736/2011, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 мая 2012 г. N 13АП-5790/12). В связи с этим хранение запасного ключа от помещения, передаваемого по договору аренды, представляется вполне целесообразным, тем более что действующее законодательство не запрещает подобных действий.

В соответствии с п. 2. ст. 611 ГК РФ имущество сдается в аренду вместе со всеми его принадлежностями и относящимися к нему документами (техническим паспортом, сертификатом качества и т.п.), если иное не предусмотрено договором. Данная норма означает необходимость передачи арендатору тех принадлежностей, отсутствие которых не позволяет ему воспользоваться арендованным имуществом в соответствии с целями договора, однако не подразумевает передачи всех экземпляров конкретных предметов (в данном случае — ключей). При этом, на наш взгляд, указание на наличие в распоряжении арендодателя запасного комплекта ключей имеет смысл включить непосредственно в договор (при необходимости можно оговорить также условия, при которых арендодатель вправе им воспользоваться: пожар, наводнение, техническая авария и т.д.).

Однако и в случае отсутствия соответствующего положения в договоре оставление арендодателем в своем распоряжении дополнительного комплекта ключей нельзя признать противоправным. Что касается правил пожарной безопасности, то они не содержат требований к арендодателю всегда иметь в распоряжении ключи для обеспечения доступа на объекты.

Однако в силу части второй ст. 37 Закона N 69-ФЗ руководители организации обязаны, в том числе: — соблюдать требования пожарной безопасности; — разрабатывать и осуществлять меры по обеспечению пожарной безопасности; — оказывать содействие пожарной охране при тушении пожаров; — обеспечивать доступ должностным лицам пожарной охраны при осуществлении ими служебных обязанностей на территории, в здания, сооружения и на иные объекты предприятий. Исходя из этого, а также учитывая, что обеспечение пожарной безопасности имущества в интересах прежде всего самого арендодателя, последнему следует иметь в своем распоряжении комплект ключей.

При этом из п. 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации (далее — Правила), утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 2012 г. N 390, следует, что руководителем организации, в пользовании которой на праве собственности или на ином законном основании находятся объекты, утверждается инструкция о мерах пожарной безопасности, в том числе отдельно для каждого пожаро-взрывоопасного и пожароопасного помещения производственного и складского назначения.

В свою очередь, в инструкции о мерах пожарной безопасности необходимо отразить обязанности и действия работников при пожаре, в том числе при вызове пожарной охраны, отключении вентиляции и электрооборудования (в том числе в случае пожара), эвакуации горючих веществ и материальных ценностей, а также указываются лица, ответственные за обеспечение пожарной безопасности, в том числе за отключение при необходимости электроэнергии, а также организацию одновременно с тушением пожара эвакуации и защиты материальных ценностей (смотрите п.п.

461-462 Правил). В данной инструкции организация вправе закрепить за определенными лицами хранение ключей от находящихся в собственности (пользовании) помещений. Отметим также, что обеспечение соответствия арендуемого помещения требованиям пожарной безопасности не является в соответствии с законодательством исключительной обязанностью какой-либо из сторон договора аренды (ст.
Отметим также, что обеспечение соответствия арендуемого помещения требованиям пожарной безопасности не является в соответствии с законодательством исключительной обязанностью какой-либо из сторон договора аренды (ст.

37 Федерального закона от 21.12.1994 N 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (далее — Закон N 69-ФЗ)). По смыслу законодательства обеспечение выполнения требований пожарной безопасности входит в обязанности как арендодателя, так и арендатора (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.06.2008 N Ф04-3136/2008(5321-А81-29)). Подведем итоги. Законодательство не содержит требования передать арендатору все комплекты ключей от сдаваемого в аренду помещения.

При этом факт наличия у арендодателя запасных ключей целесообразно отразить в договоре аренды. Самое важное в канале Коммерсантъ на

Основные особенности

Выдача ключей учитывается оперативным штатом.

Если он отсутствует, то ответственность за это может быть возложена на технических сотрудников и управленцев.

Для обеспечения контроля ключи требуется пронумеровать. Храниться они должны в ящиках, которые запираются. Желательно, чтобы имелись и основные, и запасные комплекты.

Ключи могут выдаваться этим специалистам:

  1. Сотрудники, которые уполномочены проводить осмотр помещений.
  2. Наблюдатель за выполнением работ.
  3. Руководитель.
  4. Лицо, работа которого связана с электроустановками.

Ключи предоставляются исключительно под расписку.

Если напряжение в установке превышает 1 000 Вольт, доступ будет ограничен дополнительно. В этом случае ключи могут выдаваться только представителям оперативного персонала. Возвращаться они должны каждый день по завершению работ. Возврат фиксируется в специальном журнале. ВАЖНО! Предоставление ключей заверяется подписью специалиста, ответственного за выдачу, и подписью лица, получающего ключи.
ВАЖНО! Предоставление ключей заверяется подписью специалиста, ответственного за выдачу, и подписью лица, получающего ключи.

I. Организация хранения аварийных (ЧС) ключей

Как я обозначил выше, на объекте в обязательном порядке следует выделить место для хранения аварийных ключей от помещений арендаторов. Где разумно хранить ключи?

  1. В помещении охраны (в интегрированной проходной, мониторной комнате);
  2. На ресепшн в холле первого этажа здания

Руководствоваться необходимо следующими принципами – ключи должны храниться в месте нахождения круглосуточного поста службы безопасности, обязательно видеонаблюдение 24 часа в сутки, но при этом доступ к модулю хранения аварийных ключей не должен быть затруднён, иначе в случае ЧС на поиск необходимого ключа уйдёт непозволительно много времени.

Как хранить ключи? Аварийный ключ (или ключ-карту) от каждого помещения разумно хранить в индивидуальном алюминиевом пенале (тубусе). Каждый тубус должен быть опломбирован номерной пломбой (пластиковой или самоклеящейся, на Ваш выбор).

На каждый пенал (тубус) необходимо нанести информацию: наименование арендатора, этаж, номер помещения.

Модуль для хранения тубусов – это металлический шкаф, тумбочка или сейф.

Приоритет стоит отдавать решениям, обеспечивающим наибольшее удобство размещения в сочетании с минимальным временем поиска необходимо пенала. Лично я считаю наиболее эффективным использование специализированных металлических шкафов (пенальниц серии КЛ-xxП) — просто хранить, просто найти нужный тубус. Шкафы навесные, поэтому занимают минимум места.

Добавлю также, что на модуль хранения необходимо нанести соответствующую надпись, облегчающую идентификацию, например «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».

Составляем приказ о выдаче ключей от кабинетов

Одно дело, когда сотрудник является материально-ответственным лицом и с ним заключен . Речь идет, например, о кассире, которому выдаются ключи от кассы.

Но по приказу ключи могут выдаваться и иным сотрудникам, не являющимися материально-ответственными, когда работодатель хочет обеспечить дополнительный контроль за доступом в помещение, одновременно установив ответственного за содержание такого помещения.

Составлять приказ о выдаче ключей от помещений работодатель может не только по своей воле, но и, скажем, по требованию организации, обеспечивающей охрану работодателя. Так, например, в конце рабочего дня все кабинеты работодателя должны быть заперты, что подтверждается службой охраны.

А в начале следующего рабочего дня ключ от конкретного помещения будет выдан только тому лицу, который был одобрен работодателем. К примеру, данные такого лица указаны в приказе работодателя о выдаче ключей.

Иными словами, приказ о выдаче ключей может составляться как для внутренних целей работодателя, так и для подтверждения определенных полномочий перед третьими лицами. Составляется такой приказ обычно в произвольной форме. В нем указывается перечень лиц, которым могут выдаваться ключи от помещений, а также характеристики таких помещений (скажем, номер кабинета).

Лица, указанные в приказе, должны быть ознакомлены с ним под роспись. Приведем для приказа о выдаче ключей от помещений образец его заполнения.

Скачать примерную форму приказа о выдаче ключей от кабинетов можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  1. Я не подписчик, но хочу им стать
  2. Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  3. Я подписчик: электронного журнала печатного журнала

3.

СОЗДАНИЕ СИСТЕМЫ МАРКИРОВАНИЯ КЛЮЧЕЙ

Вооружаемся справочником кодов подразделений вашей организации и создаем таблицу вида: Наш совет Используйте для маркировки буквенные индексы.

Они пригодятся вам, например, для маркировки ключей от помещений, которые не включены в справочник кодов подразделений (туалеты, лестницы, промежуточные двери (так называемые «тамбуры»), бытовки, душевые и т.д.). В моем примере это раздевалка для рабочих (РР), лестницы (Л).

Далее нужно сделать размер ячеек столбца «Маркировка ключа» соответствующим размеру брелока-бирки, распечатать, разрезать и вставить в брелоки.

Особый регламент выдачи

Особое распоряжение затрагивает и процедуру выдачи тех ключей, которыми закрываются помещения с документацией строгой отчетности.

В нем прописан порядок хранения ключей от сейфов и помещений, где находятся архивы, личные дела и прочие бумаги.

Обычно специальный допуск в такие комнаты имеют высшие должностные и делегированные ими лица:

  1. руководитель;
  2. лицо, отвечающее за данный участок (работник архива, кадровик).
  3. главный бухгалтер;

В большинстве случаев ключи хранятся у директора или главбуха и выдаются по запросу. Соблюдение процедуры хранения и выдачи комплектов избавляет руководство предприятия или офиса от попыток несанкционированного доступа, возможной порчи оборудования или хищения ценностей.

Как правильно заполнять журнал

Утвержденной формы такого журнала нет.

Но структура документа, как правило, всегда одинакова, независимо от типа предприятия. Журнал представляет собой книгу, внутри которой находится таблица. Титульный лист заполняется так:

  1. подписывают наименование предприятия, отдела или структурного подразделения;
  2. ставят дату окончания ведения (когда журнал будет заполнен).
  3. ставят дату начала ведения журнала;

Бланк содержит таблицу, графы которой должны включать следующую информацию:

  • ФИО и должность сотрудника, которому был выдан ключ.
  • Время возврата ключа.
  • Время, когда был выдан ключ.
  • Подпись ответственного за хранение и выдачу ключа работника.
  • Номер по порядку.
  • Дату.
  • Подпись сотрудника, который сдал ключ.
  • Номер помещения или его название.

К сведению!

В некоторых бланках может присутствовать графа «Примечание». Заполняется она по желанию. Образец заполнения журнала и пустой бланк можно скачать на нашем сайте. Изготовленный в типографии бланк может иметь также сквозные отверстия для шнуровки.

Так как унифицированной формы нет, возможны различные варианты названия документа и внешний вид.

Хранение и выдача ключей от электроустановок

В каждом здании имеется помещение со спецоборудованием – электроустановками.

От них зависит полноценная деятельность учреждения, поэтому доступ к комнате, в которой они располагаются, ограничен.

Кроме основного комплекта ключей от такого помещения, должен существовать запасной, хранящийся в опечатанном шкафу или тубусе. Порядок доступа в помещения со спецоборудованием регламентирует приказ о хранении ключей от электроустановок. Комплект можно выдавать только ответственному лицу, имеющему специальную квалификацию и прошедшему инструктаж.

Каждому ключу присваивается порядковый номер, после чего он упаковывается в тубус или специальный пенал с пломбой. Также следует поступить с запасным комплектом. Общие положения процедуры сдачи/выдачи комплектов к помещениям с ограниченным доступом следующие:

  • двери в помещение должны быть закрыты;
  • запирающие приспособления выдаются под роспись и только тем лицам, которые имеют на то соответствующее разрешение;
  • комплект необходимо ежедневно возвращать под охрану в конце рабочего дня;
  • в обязательном порядке следует фиксировать выдачу и сдачу комплектов в книге учета.
  • Если оборудование выведено из строя в результате несанкционированного доступа в помещение по вине ответственного лица, на него налагается взыскание, установленное соответствующим дополнением к приказу.