Выдано на командировочные расходы проводка

Выдано на командировочные расходы проводка

Что относим к командировочным расходам


Работникам зачастую приходится отправляться в другие населённые пункты по служебной надобности. Такие поездки (командировки) предусмотрены законом (ст. 166 ТК РФ) и предполагают выполнение конкретных заданий. Понятие командировки не относится к наёмным работникам, у которых вид деятельности предполагает постоянную работу в дороге (водители междугородного транспорта, проводники и т.

п.). Ст. 167 ТК РФ гарантирует сотруднику возмещение работодателем тех расходов, которые связаны со служебной командировкой. Согласно трудовому законодательству (ст. 168 ТК РФ) работнику, направленному в командировку, необходимо оплатить:

  1. расходы по проезду к месту командировки и обратно;
  2. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  3. иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.
  4. расходы по найму жилого помещения, например, оплату проживания в гостинице;

К дополнительным расходам можно отнести, например, расходы на питание в кафе, проезд на городском транспорте в населённом пункте, куда сотрудник был командирован, оплату услуг такси.

Сюда же относятся и расходы на услуги связи.

Особенное внимание следует уделить согласованию между командированным сотрудником и работодателем представительских расходов.

Законодательство обязывает выдать из кассы сотруднику, направленному в командировку, аванс на оплату расходов в поездке. Важно, что все расходы сотрудника будут оплачиваться бухгалтерией на основании представленных им чеков и квитанций. Вернувшись из командировки, сотрудник в течение трёх рабочих дней составляет отчёт, по которому работодатель проведёт по бухгалтерскому учёту расходы командированного сотрудника.
Вернувшись из командировки, сотрудник в течение трёх рабочих дней составляет отчёт, по которому работодатель проведёт по бухгалтерскому учёту расходы командированного сотрудника. Если на обоснованные и документально подтверждённые командировочные расходы сотрудник потратил личные средства, бухгалтерия возвратит человеку эти деньги.

А если документально подтверждена не вся выданная из кассы сумма командировочного аванса, то неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу или эту сумму удержат из его ближайшей зарплаты.

Величина суточных при командировках устанавливается работодателем самостоятельно. Очевидно, что такая сумма должна быть экономически обоснована. Единой нормы суточных командировочных расходов, которая была бы обязательна для всех организаций в 2019 году, не установлено.

Однако законом установлен максимальный размер суточных, который для сотрудника не будет облагаться НДФЛ: для командировок по России 700 рублей в сутки, а для командировок за границу — 2500 рублей.

Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?

Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Продолжительность командировки 5 дней. Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС. Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС. Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.

в т.ч. НДС. Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.

Типовые проводки по суточным и командировочным

Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику :

  1. Дебет Кредит 50 ().

Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:

  1. Дебет 50 Кредит .

В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:

  1. Дебет Кредит 50.

По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:

  1. Дебет 68 НДС Кредит 19.

Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:

  1. по дебету 76 счета и кредиту .

Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:

  1. Дебет 50.3 Кредит 76.

Выдачу сотруднику:

  1. по дебету 71 и кредиту 50.3.

Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание.

Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль.

Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб.

Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.

Проводки по бухучету командировочных расходов

(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книгДебетКредитНазвание операции20 (23, 25, 26, 29)71Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия.4471Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия.0871Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства1071Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов2871Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции91.271Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями1971Выделен НДС по командировочным расходам68.НДС19НДС направлен к вычетуКакие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.7071Удержаны командировочные затраты, не признанные работодателем, из заработной платы работника50 (51)71Возмещении работником затрат, не признанных работодателем, в кассу или на расчетный счет.Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:ДебетКредитНазвание операции7651Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя20, 23, 25, 26, 29 (44)76Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем.1976Выделен НДС по этим расходам (если выделяется)68.НДС19НДС по командировочным расходам направлен к вычетуЕсли работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса».При этом выполняются следующие проводки: (нажмите для раскрытия)ДебетКредитНазвание операции50.376Куплен билет командируемому работнику.7150.3Билет выдан работнику20, 23, 25, 26, 29 (44)71Списаны расходы на покупку билета68.НДС19НДС по командировочным расходам направлен к вычету

Расходы по командировке списаны

По возвращении из командировки сотрудник должен отчитаться о произведенных им расходах в течение трех рабочих дней.

Для этого он составляет авансовый отчет и прилагает к нему все документы, подтверждающие его расходы в командировке.
Списываются командировочные расходы на счета затрат, отражающие цель командировки:

Таким образом, по авансовому отчету работника командировочные расходы списаны проводкой:

Отметим, что этими проводками списываются все расходы: и на проезд, и на проживание, и суточные.

Далее необходимо проверить остатки по счету 71 по аналитике этого сотрудника.

Как мы помним, аванс, выданный ему, был только расчетной суммой:

Проводки для отражения этих операций будут следующими:

*** Командировка — достаточно частая ситуация на многих предприятиях.

Все средства, выданные сотруднику на командировку, относятся к подотчетным и проходят по счету 71. По итогам командировки необходимо представить авансовый отчет и разнести подтвержденные расходы на соответствующие счета затрат.

*** Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерский учет».

Перечислены командировочные на личную карту

В настоящее время широкую распространенность приобретают безналичные расчеты с использованием банковских карт. Выдача командировочных не является исключением.

На зарплатную карту сотрудника разрешается перечислить и подотчетные суммы (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554). В бухучете перечисление командировочных следует отразить проводкой Дт 71-1 Кт 51 — перечисление денег под отчет.

О важных нюансах такой операции вы можете узнать из статьи .

Проверка авансового отчета: проводки по расходам

Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.

Основные виды командировочных расходов: 1.

Суточные. Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:

  1. Дт 26 Кт 71.

При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:

  1. 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.
  2. 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
  3. 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;

При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:

  1. Дт 70 Кт 68;
  2. Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.

2. Проезд, проживание и т. д. По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:

  1. Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.

Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:

  1. Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
  2. Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.

Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО.

Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы.

Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п.

2 ст. 346.17 НК РФ). Еще один нюанс.

По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя.

А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина , от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010). Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале .

Пример

Дт Кт Описание проводки 26 71 Оплата представительских расходов подотчётным лицом 26 60 (76) Услуги сторонних организаций отнесены на представительские расходы 90.08 (20 и т.д) 26 Списание представительных расходов

  1. на экскурсию – 5 000,00 руб.;
  2. на буфетное обслуживание (культурно-массовое мероприятие)– 20 000,00 руб.;
  3. на проведение официального приёма 70 000,00 руб.;
  4. на транспортное обслуживание – 10 000,00 руб.;
  5. на буфетное обслуживание (официальный приём) — 15 000,00 руб.;
  6. на приобретение подарков и сувениров – 20 000,00 руб.
  7. на культурно-массовое мероприятие – 14 000,00 руб.;
  1. Из них учитывается сумма не более 4% от расходов на оплату труда – 60 000,00 руб.
  2. В учётной политике закреплено использование директ-костинг при учёте косвенных затрат.
  3. Сумма представительских расходов входящие в перечень учитываемых при исчислении налога на прибыль: 70 000,00 15 000,00 10 000,00 = 95 000,00 руб.
  4. Сумма прочих расходов на представительный приём, не входящий в перечень составляет: 14 000,00 5 000,00 20 000,00 20 000,00 = 59 000,00 руб.

Особенности схемы учета и оформления командировочных

При общей системе налогообложения все сопутствующие расходы, связанные со служебной поездкой сотрудника разрешено относить в уменьшение налога на прибыль на основании пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ. При командировочные расходы прямо указаны в списке затрат ст.

346.16 НК РФ. Помимо расходов на поездку, оформление виз, приглашений и проживание в гостинице, сотруднику оплачиваются — специальная компенсация затрат на питание и мелких личных расходов. Не следует забывать, что командированному сотруднику за дни командировки начисляется , рассчитываемый исходя из рабочих дней.

День отъезда и приезда всегда считаются за отдельные дни командировки при расчете суточного довольствия, размер которого устанавливается внутренним приказом или положением по организации.

При направлении сотрудника в командировку оформляется только специальный , с котором указывается поездки — проведение переговоров с целью расширения рынка сбыта, заключение договоров, участие в конференциях, учебных семинарах и т.д.

Командировочное удостоверение и служебное задание еще с 1 января 2015 года, их обязательное оформление не требуется.

По возвращении из командировки, в течение 3-х дней сотрудник обязан составить и отчитаться о понесенных расходах, приложив оправдательные документы: билеты с посадочными талонами или чеки на бензин, акты транспортных компаний, если им арендовалось авто, квитанции и чеки гостиниц и хостелов.

Нельзя принимать к бухгалтерскому и налоговому учету чеки из ресторанов и кафе: подразумевается, что расходы на питание компенсируются суммой суточных, но если компания желает провести подобные расходы в бухгалтерском учете, то это следует делать за счет средств чистой прибыли компании, не отражая такие затраты в налоговом учете.

Командировочные расходы в договоре с заказчиком

Часто стороны предусматривают, что командировочные расходы работников организации-исполнителя будут оплачиваться отдельно исходя из фактических затрат, и часто возникают вопросы, как это оформлять. Надо отметить, что в командировку можно направить только своих работников, поэтому указание в договоре о командировке сторонних работников не означает, что заказчик может отразить эти затраты как командировочные расходы.

И бухгалтерский учет командировочных расходов организацией-заказчиком в данном случае не ведётся, это будет являться оплатой услуг организации-исполнителя. В договоре желательно указать, что это возмещаемые расходы или переменная часть стоимости услуг, которая рассчитывается исходя из фактических затрат на командировку работников исполнителя, а также предусмотреть, надо ли предоставлять копии документов, и сроки. Оформление командировочных расходов необходимо заказчику только для проверки их стоимости, но не для отражения в бухгалтерском учете.

При этом надо учитывать, что если исполнитель применяет общую систему налогообложения, то на стоимость возмещаемых услуг необходимо начислять НДС (). Если же заказчиком является иностранная организация, территория РФ местом оказания услуг не признаётся и стоимость услуг не облагается НДС, то и возмещаемые расходы не облагаются НДС, так как являются частью общей стоимости услуг. В зависимости от условий договора можно рассматривать командировку работников исполнителя как вспомогательную услугу, не облагаемую налогом согласно .

Авансовые отчеты в бухгалтерском учете

Выполнивший вернувшийся сотрудник составляет отчет о произведенных тратах на бланке типовой . Заметим, что затраты по командировкам в части нормируются – на установленные лимиты уменьшается налоговая база.

Норматив в день составляет 700 руб.

при поездках по РФ, 2500 руб. – при командировках за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Компания вправе установить собственные размеры суточных.

Превышение лимитов означает для компании отнесение сверхнормативных сумм на прибыль, для работника – обложение разницы подоходным налогом.