Направляем вам подписанный договор и акт оказанных услуг

Структура документа


Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  1. адрес компании или ведомства.
  2. наименование компании или ведомства;
  3. должность получателя и его ФИО;

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д. Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Требовать ли подписанный акт назад?

Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет. Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил. Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать.

Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально. Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка.

Может быть, она была занижена. Также возникают и другие риски.

Во-первых, в отсутствие подписанного заказчиком акта исполнитель не может быть уверен, что работа или услуга им принята полностью, и претензий у контрагента нет. Ведь исполнителю будет сложно подтвердить в дальнейшем выполнение своих обязательств без акта ().

Во-вторых, акт – первичный документ, а потому организация должна обеспечить его наличие как доказательство того, что операция действительно была совершена. Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету.

А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (). За отсутствие первичного документа, в т.ч. акта, налоговая ответственность может грозить и организации ().

акта, налоговая ответственность может грозить и организации (). Это штраф в размере 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей. А если акты будут запрошены в рамках налоговой проверки, но у компании их нет?

Если проверяют самого налогоплательщика, то непредставление акта грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ ().

А если документ затребован в рамках встречной проверки и не был предоставлен, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей ().

Таким образом, с любой точки зрения вопрос «как вернуть подписанный контрагентом акт» – далеко не праздный.

Когда без сопроводительного письма не обойтись?

Бухгалтерия сдает в канцелярию счета-фактуры, акты и товарные накладные без сопроводительного письма.

Я, заведующая канцелярией, регистрирую эти документы в журнале исходящих документов, но не ставлю на них номера, т.к.

на бланках документов этого не предусмотрено.

Затем я отправляю документы по почте в сторонние организации.

Раньше никаких проблем не возникало, пока в августе я не отправила бухгалтерские документы в одну из сторонних организаций заказным письмом с уведомлением и почтовым реестром. Уведомление к нам не вернулось, письмо в организацию не дошло. Мы пытаемся понять, кто виноват в этом. Бухгалтерия обвиняет меня, т.к.

Бухгалтерия обвиняет меня, т.к.

я не поставила регистрационный номер на документах, поэтому в суде (дело дошло до этого) мы не сможем доказать, что письмо действительно было отправлено. Кто в организации должен вести учет и регистрацию поступающих и исходящих документов: бухгалтерия или канцелярия? Как можно обязать бухгалтерию передавать документы в канцелярию с сопроводительным письмом?

Есть ли нормативные акты, в которых оговорены правила отправки бухгалтерских документов по почте в сторонние организации? Счет-фактура является налоговым регистром В соответствии с п.

3.2.1.3 ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные финансовые, бухгалтерские и др.

Регистрация производится децентрализованно по группам документов.

Счет-фактура – документ, служащий основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в установленном порядке (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации).

Счет-фактура, по сути, является налоговым регистром, при ее заполнении необходимо руководствоваться налоговым законодательством, а это значит, что счет-фактура для целей исчисления налога на прибыль не рассматривается в качестве первичного учетного документа. По поводу регистрации счетов-фактур можно отметить следующее. В соответствии с п. 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 (в ред.

от 26.05.2009), покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы – журнал учета выставленных покупателями счетов-фактур, в котором хранятся их вторые экземпляры. Во всех организациях ведение вышеуказанных журналов для регистрации счетов-фактур осуществляется только в бухгалтерии. Поэтому проставление номера на счетах-фактурах, документах, используемых для налогового учета, также необоснованно.

В отличие от счета-фактуры товарная накладная, как и акты выполненных работ/оказания услуг, является первичным учетным документом.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, которым не предусмотрено проставление входящих/исходящих номеров на таких документах. Обратите внимание. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; в ред.

от 29.08.2010). Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации (п.

3 ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Движение первичных документов (в т.ч. товарных накладных) в бухгалтерском учете (создание или получениеот других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым в каждой организации (п.

товарных накладных) в бухгалтерском учете (создание или получениеот других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым в каждой организации (п. 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

На практике во многих компаниях товарные накладные, счета-фактуры не регистрируются, а если и регистрируются, то на них не проставляются входящие/исходящие номера. Ведь очень часто сами ответственные исполнители передают указанные документы контрагентам, с которыми осуществляется сотрудничество, или, наоборот, получив их от контрагента лично или через курьера, передают их в бухгалтерию. По-другому обстоит дело, если вам надо направить акты, счета-фактуры и товарные накладные централизованно через канцелярию предприятия, да возможно, еще и в другой город.

Тут уж без сопроводительного письма не обойтись.

И если правила ведения делопроизводства на вашем предприятии это не предусматривают, то следует внести изменения в них: добавить положение о том, что вся документация, которая не имеет адресной части, должна отправляться только с сопроводительным письмом. При этом ответственность за подготовку сопроводительного письма целиком ляжет на ответственного исполнителя, а на канцелярию будет возложена ответственность за регистрацию сопроводительного письма и, соответственно, проверку наличия всех приложений, организацию пересылки указанных документов по почте, и, что особенно важно, отслеживание своевременной доставки документации адресатам, а в случае несвоевременной доставки или недоставки вообще – по подготовке претензии в почтовое отделение связи (возможно, с помощью юристов).

Сопроводительное письмо упрощает процесс регистрации Направление документов с сопроводительным письмом сегодня уже является нормой делового общения. Сопроводительное письмо используется для отправки документов, не имеющих адресной части, при этом их обязательным реквизитом является отметка о наличии приложения (Пример 1). В этом случае задача регистрации упрощается, т.к.

регистрируется только сопроводительное письмо и, соответственно, входящий/исходящий номер ставится только на самом письме. При этом сопроводительное письмо помогает определить, какие документы и в каком количестве экземпляров были направлены контрагенту.

Сопроводительные письма регистрируются в журнале регистрации входящей/исходящей корреспонденции. Сам факт регистрации входящих/исходящих документов особенно важен и может иметь далеко идущие последствия. Например, очень многие договоры содержат следующую формулировку: 5.1 Заказчик в течение пяти календарных дней с момента получения акта сдачи-приемки услуг обязан рассмотреть и подписать его или представить Исполнителю письменный мотивированный отказ от его подписания.

5.2. Если по истечении указанного срока Заказчик не подписал акт сдачи-приемки услуг и не представил Исполнителю мотивированный отказ от его подписания, то услуги считаются принятыми Заказчиком в полном объеме. Значит, может получиться так, что имея замечания к контрагенту, с которым заключен договор, по факту оказанных услуг (выполненных работ), ваша организация не подписывает представленный им акт оказанных услуг (выполненных работ), а направляет ему мотивированное заключение, которое пересылается по почте и обязательно должно быть доставлено контрагенту, т.к. в противном случае в соответствии с условиями договора работы (услуги) будут считаться выполненными (оказанными).

Очевидно, что ответственность за своевременную подготовку и передачу в канцелярию самого мотивированного заключения лежит на ответственном исполнителе, а вот организация своевременной передачи документов в почтовое отделение и отслеживание факта их доставки – задача канцелярии. И уже не требует объяснения тот факт, что фиксация своевременной отправки и контроль получения документов контрагентом может существенно защитить интересы вашей организации в суде в случае возникновения спорных вопросов с контрагентом.

Пример 1 Сопроводительное письмо Открытое акционерное общество «Северная корона» ЗАО «ПромресСтрой» Генеральному директору Р.А. Сакулину ул. Осенняя, д. 16, г. Москва, 145078 тел. (495) 541-62-10, факс (495) 161-62-10 ИНН 7622362839, ОКПО 14345193, ОКВЭД 33.10 01.11.2010 № 08.1-2345/10 На № ______ от ______________ О направлении документов Уважаемый Роман Александрович!

Направляем Вам подписанные со стороны ОАО «Северная корона» акты выполненных работ по договору подряда № 398/05/АКЛ/10 от 10 мая 2010 года.

После подписания актов выполненных работ просим направить один экземпляр в адрес нашей организации.

Приложение: на 1 л. в 2 экз. Генеральный директор Буриков А.В. Буриков И.А.Борисова (495) 299 -55-03, доб. 2011 Подготовленные сопроводительные письма регистрируются в канцелярии в установленном порядке и готовятся для отправки через почтовое отделение связи.

Вся исходящая документация пакетируется, при этом особо следует проследить за тем, чтобы каждый конверт содержал именно то письмо (документацию), которое следует доставить по адресу, указанному на конверте. Иногда из-за невнимательности сотрудников канцелярии в конверт вкладывается совершенно другое письмо (документация), которое адресовано другому контрагенту, а иногда не вкладывается вовсе.

Такая невнимательность может впоследствии грозить судом. При этом и сами журналы регистрации исходящей документации нередко рассматриваются в суде в качестве доказательств.

Приведем пример. Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29.03.2010 № А53-23189/2009 По мнению ИФНС, налогоплательщик был извещен о времени и месте рассмотрения материалов проверки надлежащим образом.

Уведомление было получено налогоплательщиком 30.12.2008. Одновременно с актом выездной налоговой проверки в конверт вложено уведомление о рассмотрении материалов проверки, что подтверждается копией почтового уведомления с отметкой о вручении. Акт описи вложения конверта, представленный налогоплательщиком, не может служить доказательством его ненадлежащего уведомления, поскольку названный акт составлен взаимозависимыми лицами, которые намерены умолчать о наличии уведомления о вызове.

Как указал суд, признавая позицию ИФНС неправомерной, акт выездной налоговой проверки был направлен в адрес налогоплательщика и получен в конверте с оттиском отделения связи об отправке.

В конверте вместе с актом выездной налоговой проверки было обнаружено письмо другому налогоплательщику. ИФНС не пояснила, каким образом в конверте вместо уведомления оказались эти документы. Других документов, в том числе уведомления о рассмотрении материалов выездной налоговой проверки, в данном конверте не было.

В подтверждение содержания почтового отправления налоговой инспекции представлен также акт вскрытия конверта. Заявляя о надлежащем уведомлении налогоплательщика, ИФНС не представила опись вложения.

Из журнала исходящей документации, представленного налоговой инспекцией, невозможно определить, какое письмо направлено главе хозяйства. Если почтовое отправление оказалось дефектным Если все-таки ваша организация получит конверт, адресатом на котором будет указана ваша организация, а при вскрытии вы обнаружите письмо (документацию), адресованную совершенно другой организации, либо отсутствие полного комплекта документов, указанного в перечне, либо вообще получите пустой конверт, рекомендуем составить акт вскрытия конверта (Пример 2). Такой же акт можно составлять и в том случае, если вы получите дефектное почтовое отправление.

В соответствии с п. 2 Правил оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221) дефектное почтовое отправление – почтовое отправление, вес которого не соответствует весу, указанному на нем, или по внешним признакам которого можно предположить повреждение либо порчу вложения (повреждение оболочки, перевязи, печати, ленты и др.).

Пример 2 Акт вскрытия дефектного почтового отправления Открытое акционерное общество «Завод металлических конструкций» АКТ вскрытия конверта, поступившего в канцелярию ОАО «Завод металлических конструкций» Москва 20.01.2010 Настоящий акт составлен сотрудниками канцелярии ОАО «Завод металлических конструкций»: начальником канцелярии Сорокиной А.В. и секретарем Пироговой А.В. в том, что при вскрытии конверта, полученного курьером канцелярии Ивановой А.А. 20.01.2011 года в 147-м почтовом отделении связи г.

Москвы (доверенность № 34 от 11.01.2010) и поступившего в ОАО «Завод металлических конструкций» 20.01.2011 из ЗАО «Северный путь», не обнаружено никакого вложения. Начальник канцелярии А.В. Сорокина Секретарь А.В.

Пирогова Обратите внимание. Письма (документация) должны быть не просто отправлены, а отправлены в те сроки, которые предусмотрены соглашением сторон по договору, либо которые вытекают исходя из запросов соответствующих организаций.

И это уже забота ответственного исполнителя, который непосредственно контактирует с контрагентом.

А уж канцелярия только обеспечивает отправку соответствующих документов по почте. При этом в инструкции по делопроизводству организации следует прописать сроки, в которые сотрудники канцелярии должны передать документы в почтовое отделение. На практике обычно эти сведения подтверждаются реестром передачи документов с отметкой отделения связи о приеме соответствующих документов.

Ведь нередко встречаются ситуации, когда ответственный исполнитель, несвоевременно подготовивший документы, пытается переложить всю вину на сотрудников канцелярии.

В этом случае факт регистрации исходящих документов будет подтверждать дату передачи письма для отправки контрагенту. О необходимости своевременного направления документов контрагенту говорит и судебная практика. Определение ФАС Уральского округа от 13.04.2010 № Ф09-1067/10-С4 по делу № А76-10662/2009-6-621 Арбитражный суд возвратил жалобу заявителю со ссылкой на статью 114 АПК РФ, установив, что сам по себе факт сдачи документов на почту не является устранением обстоятельств, послуживших основанием для оставления жалобы без движения.
Определение ФАС Уральского округа от 13.04.2010 № Ф09-1067/10-С4 по делу № А76-10662/2009-6-621 Арбитражный суд возвратил жалобу заявителю со ссылкой на статью 114 АПК РФ, установив, что сам по себе факт сдачи документов на почту не является устранением обстоятельств, послуживших основанием для оставления жалобы без движения.

Документы, подтверждающие устранение соответствующих обстоятельств, должны отправляться заявителем с таким расчетом, чтобы к назначенному судом сроку они поступили непосредственно в суд. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.03.2009 № 09АП-2259/2009-АК по делу № А40-93465/08-79-707 Суд отказал в удовлетворении заявления о признании незаконным постановления РО ФСФР по делу об административном правонарушении на основании ч.

2 ст. 15.19 КоАП РФ и пояснил, что факт сдачи на почту и отправка отчета и списка аффилированных лиц в ФСФР в последний установленный ст. 30 ФЗ «О рынке ценных бумаг» день не свидетельствует о выполнении обязанности, предусмотренной законом, поскольку общество обязано учитывать пробег почты и позаботиться о том, чтобы документы были представлены в ФСФР в установленный законом срок.

Примечание. Постановлением ФАС Московского округа от 04.06.2009 N КА-А40/4765-09 данное Постановление по данному делу оставлено без изменения. Постановление ФАС Московского округа от 26.02.2010 № КА-А40/1035-10 ИФНС привлекла налогоплательщика к ответственности по п.

1 ст. 119 НК РФ, поскольку представленная копия описи вложения с отметкой почтового отделения от 13.07.2007 не может свидетельствовать о направлении налоговой декларации в срок. Из ответа УФПС следует, что корреспонденция в адрес ИФНС в приеме не значится, ксерокопия описи вложения без квитанции установленного образца не может служить подтверждением отправки ценного письма. Как указал суд, признавая действия ИФНС неправомерными, налогоплательщик, применяющий УСН, должен представить налоговые декларации за 1 полугодие не позднее 25 июля.

Направление налогоплательщиком налоговой декларации в установленный срок – 13 июля – подтверждается копией описи вложения в ценное письмо с отметкой почтового отделения.

Невручение налогоплательщику налоговым органом требования о представлении документов, необходимых для камеральной проверки, не может являться основанием для отказа в возмещении НДС при условии их наличия и предъявления налогоплательщиком в более поздний период. Суд правомерно принял к рассмотрению представленные налогоплательщиком документы, так как почтовое отправление с требованием о представлении документов было возвращено в налоговый орган с отметкой почты об отсутствии адресата по указанному адресу, при этом налоговый орган не представил доказательств уклонения налогоплательщика от получения требования о представлении документов.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Что писать

Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме.

Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее.

Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).

Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:

  1. ФИО и контактные данные составителя.
  2. регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
  3. реквизиты отправителя;
  4. информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
  5. текст обращения;
  6. опись прилагаемых документов;

Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх.

№… от …». Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам…», «Высылаем вам…». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно привести полное название каждого из них, не ограничиваясь простым «направляем документацию на подпись». Затем обязательно напишите, какие действия и в какой срок ждете от получателя:

«Просим ознакомиться и прислать замечания в виде не позднее 1 декабря 2019 года»

или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2019 года».

Допустимо выделить жирным шрифтом важные места в тексте. Далее подготовьте опись. Проще всего это сделать в виде таблицы. Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение №11 от 01.12.2017 года»), число страниц, количество копий.

В конце не помешает указать суммарное число страниц. В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.

Бланк сопроводительного письма

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Если работник не согласен с увольнением, считает, что его права нарушены, он может обратиться в суд для восстановления на работе.

Разберемся, как работнику составить судебный иск, и как — в случае положительного решения — работодателю восстановить его на работе. 15 октября 2019 Приказ о восстановлении на работе составляет кадровик предприятия в произвольной форме.

Разберемся, как составить такой документ, и приведем образец грамотного заполнения для бюджетной организации. 14 января 2019 Разберемся, зачем нужно сопроводительное письмо о направлении договора на подписание и как правильно его составить. 13 января 2019 Справка о заработной плате — это документ, который подтверждает уровень дохода трудящегося гражданина.

Довольно часто сотрудники обращаются в бухгалтерию за такой бумагой. Разберемся, какие бланки использовать бюджетной организации и составим образец справки о среднем заработке. 1 февраля 2019 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Заказчик не подписывает акты и не выходит на связь

Добрый день.

Заказчик полностью оплатил услуги 10 октября Мы все работы провели . Но договор и акты не подписаны со стороны заказчика. Срок 10 дней претензий уже прошел — претензий не поступало.

Как теперь добиться подписания документов? как это правильно отразить для налоговой?

как теперь документами закрыть выполненные работы?

на звонки не отвечают, на просьбу на очную встречу не реагируют.

25 Октября 2019, 08:33, вопрос №2563165 Анна Дороничева, г.

Хабаровск 400 стоимость вопросавопрос решён Свернуть Консультация юриста онлайн Ответ на сайте в течение 15 минут Ответы юристов (4) 10,0 Рейтинг Правовед.ru 19184 ответа 7436 отзывов эксперт Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист Бесплатная оценка вашей ситуации

  1. эксперт
  2. 10,0рейтинг

Анна, добрый день!

По поводу неподписанного заказчиком, но оплаченного договора можно апеллировать, в случае если он появится и заявит о том что никакой договор не заключал, к ст. 432 ГК РФ согласно которой Сторона, принявшая от другой стороны полное или частичное исполнение по договору либо иным образом подтвердившая действие договора, не вправе требовать признания этого договора незаключенным, если заявление такого требования с учетом конкретных обстоятельств будет противоречить принципу добросовестности (пункт 3 статьи 1). оплата согласно ст. 438 ГК РФ рассматривается в принципе как способ подтверждения действия договора.

Что касается неподписанного акта в договоре такие моменты как правило прописывают указывая, что если заказчик не подписан в установленный срок акт и не направил возражения относительно результатов работа считается принятой 25 Октября 2019, 08:44 0 0 474 ответа 106 отзывов Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист, г.

Барнаул Бесплатная оценка вашей ситуации Здравствуйте, Анна!

ГК РФ Статья 753. Сдача и приемка работ: 1.

Заказчик, получивший сообщение подрядчика о готовности к сдаче результата выполненных по договору строительного подряда работ либо, если это предусмотрено договором, выполненного этапа работ, обязан немедленно приступить к его приемке. 4. Сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами.
4. Сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами. При отказе одной из сторон от подписания акта в нем делается отметка об этом и акт подписывается другой стороной.Когда подрядчик завершил работы в срок, но заказчик не явился, чтобы их принять, и не выказал такого намерения.

В такой ситуации подпишите акт приема-передачи выполненных работ в одностороннем порядке с отметкой об отказе заказчика подписать акт без видимых на то причин. 25 Октября 2019, 08:49 0 0 711 ответов 198 отзывов Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист, г. Москва Бесплатная оценка вашей ситуации Добрый день!

Акты оказанных услуг относят к первичным учетным документам.В соответствии с ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Статья 9. Первичные учетные документы 1.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.В данном случае акт может быть рассмотрен как первичный учетный документ для подтверждения расходов. Однако, в письме Минфина России 30.04.04 № 04-02-05/1/33 указано следующее:

«Таким образом, для признания расходов налогоплательщиков, понесенных по гражданско-правовым договорам, акт выполненных работ (оказанных услуг) является обязательным подтверждающим документом только в случае, если составление данного документа является обязательным в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором.»

Однако, общих унифицированных форм актов для договоров услуг на законодательном уровне не предусмотрено и стороны самостоятельно должны определять и согласовывать форму и содержание актов к договору.

Если была произведена оплата и были официальные переговоры, можно расценивать как то, что договор считается заключенным. По этому, если договором, даже не подписанным, предусмотрены акты для подтверждения оказанных услуг, акты должны быть.

Как вариант, Вы можете на адрес Заказчика, направить договор и акты с сопроводительным письмом и указанием того, что если ответа не поступит будете расценивать как принятие Заказчиком услуг.

Если адрес Заказчика в договоре и в выписке ФНС разный рекомендуется направить заказным с описью на два адреса. Так согласно ГК РФ Статья 165.1.

Юридически значимые сообщения 1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента соответствующего сообщения ему или его представителю.Если официальной переписки не вести, то есть не настаивать на том, что услуги Вы выполняли, Заказчик может обратиться в последующем для возврата денежных средств. 25 Октября 2019, 09:22 0 0 получен гонорар 100% 363 ответа 93 отзыва Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист, г.

Самара Бесплатная оценка вашей ситуации Здравствуйте.

Статья 753 ГК РФ Заказчик, получивший сообщение подрядчика о готовности к сдаче результата выполненных по договору строительного подряда работ либо, если это предусмотрено договором, выполненного этапа работ, обязан немедленно приступить к его приемке. Сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами. При отказе одной из сторон от подписания акта в нем делается отметка об этом и акт подписывается другой стороной.

Односторонний акт сдачи или приемки результата работ может быть признан судом недействительным лишь в случае, если мотивы отказа от подписания акта признаны им обоснованными.

Напишите письмо заказчику с приложением акта. Отправить его нужно заказным письмом, можно даже с описью вложения, чтобы у заказчика не было оснований оспаривать, что вы направляли именно акт. Если в разумный срок или в срок указанный в договоре заказчик не подпишет акт и не направит возражений относительно выполненной работы, то вы вправе сделать отметку на акте, что он подписан в одностороннем порядке.

И снова вышлите заказчику по почте акт уже с отметкой.

25 Октября 2019, 10:01 0 0 Все услуги юристов в Москве Гарантия лучшей цены – мы договариваемся с юристами в каждом городе о лучшей цене. Похожие вопросы 07 Августа 2019, 06:14, вопрос №2463159 09 Октября 2019, 22:38, вопрос №2543222 04 Января 2015, 00:37, вопрос №674279 02 Февраля 2019, 19:29, вопрос №2246080 19 Октября 2016, 12:28, вопрос №1412951 Смотрите также

Сопроводительное письмо: что это

Никакой важной информативной составляющей сопроводительное письмо не имеет. Но оно играет важную роль: является доказательством самого факта отправки документов (например, акта выполненных работ).

Кроме того, в сопроводительном письме обязательно должен содержаться подробный список всех отправленных контрагенту документов. Считается хорошим тоном, если при этом будет приложена инструкция по обращению с документацией, поскольку подписанные документы иногда теряются или возвращаются позже указанных сроков. Акт сверки позволяет свести к минимуму подобные негативные ситуации, если в нём есть инструкция по обработке всего пакета.

В том числе — по времени возвращения. Сопроводительное письмо требуется к актам:

  1. сверки (например, сметы проекта), что дает возможность быть в курсе инвестиций, приходов расходов и прочих бюджетных трат.
  2. согласования совместных действий, определяющих дальнейшее течение производственного процесса;
  3. выполненных работ;
Рекомендуем прочесть:  Социальный кредит на жилье

Огромное значение при этом отводится подтверждению факта принятия документа. Сопроводительное письмо обязательно регистрируется в канцелярии того учреждения или предприятия, куда оно было направлено.

Каждый пакет документов имеет свой исходящий номер. Если по какой-то причине обмен корреспонденцией задерживается, то придать динамику событиям можно именно при помощи этого нюанса.

Для этого достаточно будет связаться с контрагентом и затребовать важные сведения по номеру исходящего документа. Завершение любого проекта требует документального оформления. Если контрагенту отправлен такой пакет вместе с сопроводительным письмом к выполненной работе, то в дальнейшем возможные претензии по отсутствию каких-либо справок исключатся.

Форма документа

Действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы такого обращения, однако существуют рекомендации по составлению организационно-распорядительной документации, которые содержатся в . Эти нормативы будут действовать до 1 июля 2019 года, затем вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Материалы по теме Итак, для того чтобы инструкции, которые вы прилагаете к контракту, имели юридическую силу, необходимо указать следующие сведения:

  1. перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов);
  2. реквизиты вашей организации (полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон);
  3. контакты ответственного лица (исполнителя).
  4. сведения о получателе (должность, Ф.И.О.);
  5. дату составления и исходящий номер;
  6. подпись с расшифровкой руководителя;
  7. цель отправления и инструкции;

Основная часть должна содержать:

  1. устойчивые словосочетания: «Направляем Вам.», «Высылаем в Ваш адрес.», «Предоставляем Вам.» и т. п.
  2. вежливое обращение к адресату по имени и отчеству;

Скачать образец сопроводительного письма к договору можно в конце статьи.

Не забудьте указать все реквизиты соглашения (номер, дату).

В конце основной части обращения идут указания на дальнейшие действия получателя (просьба подписать свой экземпляр, скрепить его печатью и отправить назад).

Материалы по теме Поскольку речь идет о деловой переписке, то использовать нужно официальный бланк организации, заверив текст печатью (при наличии).

Стоит добавить, что сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору составляется по аналогичным правилам, за исключением того, что в основной части пишут:

«Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору»

.

Доказать в арбитражном суде можно, что услуги были оказаны, если договором предусмотрен акт оказанных услуг, но нет обязанности составлять данный акт

Уважаемые коллеги и просто читатели! Предлагаю вашему вниманию статью, посвященную анализу решения арбитражного суда, которым был удовлетворен в полном объеме иск о взыскании задолженности по договору возмездного оказания услуг.

На мой взгляд, подобные споры по взысканию задолженности по договору возмездного оказания услуг не являются сложными, если был грамотно составлен договор возмездного оказания услуг и надлежащим образом исполнялся сторонами. Поскольку в суде я представлял интересы исполнителя по договору, то в этой статье акцент буду делать на исполнителе как стороне по договору возмездного оказания услуг. Исходя из сложившейся деловой практики, в договоре возмездного оказания услуг (далее – договор) стороны, как правило, предусматривают условие об обязательном составлении акта приемки оказанных услуг и его подписании сторонами после оказания услуг при отсутствии возражений со стороны заказчика.

В такой бесконфликтной ситуации, при наличии подписанного обеими сторонами акта приемки оказанных услуг, факт оказания услуг налицо, он очевиден, и при отказе заказчика оплатить оказанные услуги исполнитель может смело обращаться в суд с иском о взыскании задолженности по договору, не опасаясь, что иск не будет удовлетворен (по крайне мере в подавляющем большинстве случаев). Если договором предусмотрено, что в том случае, если исполнитель направил заказчику акт приемки оказанных услуг, однако заказчик не подписал данный акт, однако при этом не представил обоснованных возражений в предусмотренный договором срок, то акт считается подписанным заказчиком, следовательно, услуги считаются оказанными.

Казалось бы, довольно просто обезопасить себя по договору, являясь исполнителем, если предусмотреть в договоре подробный порядок сдачи-приемки оказанных услуг.

Однако на практике бывают ситуации, когда исполнитель подписывает договор без соответствующих условий, видимо, надеясь на добросовестность заказчика.

Подобная ситуация возникла у моего клиента (исполнителя), который подписал договор, в котором отсутствовал подробный порядок сдачи-приемки оказанных услуг.

В арбитражном суде пришлось приводить совокупность доказательств, большинство из которых были косвенными, а не прямыми. Основное прямое доказательство для подобной категории дел – это акт приемки оказанных услуг, подписанный обеими сторонами. Итак, приступим к анализу приводимой мною ситуации.

В решении арбитражного суда Курганской области от 14.03.2016г.

(резолютивная часть) по делу № А34-6100/2015 отмечено следующее: «Согласно пункту 2.3.2 договоров заказчик вправе предъявлять обоснованные возражения при подписании акта приемки оказанных услуг.

В соответствии с пунктом 2.4.3 договоров заказчик обязуется принять и оплатить услуги, определенные договором.

В соответствии со статьей 431 Гражданского кодекса Российской Федерации при толковании условий договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений.

Буквальное значение условия договора в случае его неясности устанавливается путем сопоставления с другими условиями и смыслом договора в целом.

Таким образом, из системного толкования указанных выше пунктов договоров следует, что стороны согласовали, что договор считается исполненным со стороны исполнителя (услуги считаются оказанными), если заказчик (ответчик) не предъявил обоснованных возражений при подписании актов приемки оказанных услуг, услуги считаются оказанными в соответствии с договором и подлежат оплате. При этом обязательность составления Актов оказанных услуг сторонами не оговорена. 14.05.2013 исполнителем выставлен заказчику акт сдачи-приемки аудиторских услуг для подписания (т.1л.д.15), выставлены счет №137 от 30.04.2012 и счет №147 от 16.05.2013 для оплаты (т.1л.д.51, т.2л.д.40).

Акты оказанных услуг за спорный период между сторонами не подписаны, при этом Государственное унитарное предприятие Курганской области «Вторпереработка» мотивированных замечаний о ненадлежащем оказании ООО «Альянс-Аудит» услуг не предъявило.

С требованиями о расторжении договоров ответчик к истцу не обращался». Следует отметить, что надлежащих доказательств выставления заказчику акта сдачи-приемки аудиторских услуг для подписания истцом не было представлено, поскольку у исполнителя они отсутствовали (заказным письмом акт не высылался, а был передан лично руководителю ответчика, при этом расписки в получении не было).

На мой взгляд, весомый вклад при доказывании факта оказания услуг внесли показания свидетеля, что для арбитражного процесса редкость.

При этом следует отметить, что свидетель являлся работником ответчика (заказчика). В решении арбитражного суда Курганской области от 14.03.2016г.

(резолютивная часть) по делу № А34-6100/2015 отмечено следующее: «Косаревой Л.Н.

даны свидетельские показания о том, что работниками истца (Тютяевой С.И., Константиновым О.И.) в спорный период оказывалось консультирование по вопросам бухгалтерского, налогового учета; ранее заключались договоры на аналогичных условиях; документ –состав подлежащего приватизации имущественного комплекса подписан ею, составлялся на основании первичных бухгалтерских документов, в том числе по спорным договорам; иных отношений, кроме указанных договоров, между истцом и ответчиком не имелось. Ответчиком достоверность свидетельских показаний Косаревой Л.Н. при рассмотрении настоящего дела не оспорена.

В силу положений части 2 статьи 64 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации в качестве доказательств допускаются письменные и вещественные доказательства, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы. Свидетелем является лицо, располагающее сведениями о фактических обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения дела (пункт 1 статьи 56 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации). Свидетельские показания — это сообщения о фактах, которые были лично восприняты свидетелем или стали известны ему от других лиц.

Таким образом, показания свидетелей являются одним из доказательств по делу, и оцениваются судом наряду с другими доказательствами по своему внутреннему убеждению. В соответствии с положениями статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации арбитражный суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств.

Суд оценивает относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности. Оценив показания свидетеля Косаревой Л.Н. по правилам статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, суд считает их надлежащими доказательствами по делу.

Данный свидетель подтвердил факт оказания истцом услуг по договорам в спорный период».

Из аналогичной имеющейся арбитражной практики можно привести решение Арбитражного суда Калининградской области от 26.03.2014г.

по делу № А21-10802/2013, в котором суд пришел к выводу о доказанности выполнения работ на основании одностороннего акта по форме КС-2, не подписанного заказчиком, и показаний бывшего работника заказчика, подтвердившего, что работы выполнялись и акт передавался на подписание директору заказчика, но последний необоснованно отказался его подписывать. Также в решении арбитражного суда Курганской области от 14.03.2016г.

(резолютивная часть) по делу № А34-6100/2015 отмечено следующее: «Как уже указывалось, со стороны заказчика (ответчика) каких-либо претензий относительно качества и своевременности оказания услуг в спорный период не поступало, в материалах дела не имеется. Кроме того, факт наличия задолженности ответчика перед истцом подтверждается сведениями, указанными в составе подлежащего приватизации имущественного комплекса, подписанным директором предприятия Жигулиным А.В., скрепленным печатью организации (т.1л.д.16-22). Определением суда от 19.02.2016 суд предлагал ответчику обеспечить явку представителя в судебное заседание; раскрыть А34-6100/2015 дебиторскую задолженность перед истцом, отраженную в составе имущества подлежащего приватизации (раздел 14, пункт 14.3.2 – счет 60, строка 2) с приложением подтверждающих документов.

Определение суда ответчиком не исполнено, запрашиваемые документы не представлены.

В соответствии с частью 2 статьи 9 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации каждому лицу, участвующему в деле, гарантируется право представлять доказательства арбитражному суду и другой стороне по делу, обеспечивается право заявлять ходатайства, высказывать свои доводы и соображения, давать объяснения по всем возникающим в ходе рассмотрения дела вопросам, связанным с представлением доказательств. Лица, участвующие в деле, несут риск наступления последствий совершения или несовершения ими процессуальных действий.

Оценив в соответствии со статьей 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации в совокупности представленные истцом доказательства (акт сдачи-приемки аудиторских услуг от 14.05.2013, счет №137 от 30.04.2012, счет №147 от 16.05.2013, состав имущества подлежащего приватизации), свидетельские показания, суд пришел к выводу о том, что договоры №Т137 от 11.01.2012, №Т147 от 12.12.2012 сторонами фактически исполнялись, суд признает доказанным факт оказания истцом спорных услуг. В связи с чем, доводы ответчика, изложенные в отзыве, подлежат отклонению, как противоречащие материалам дела. При изложенных обстоятельствах суд приходит к выводу, что обоснованны и подлежат удовлетворению требования истца о взыскании с ответчика задолженности по договору от 11.01.2012 №Т137 в размере 40 000 руб., по договору от 12.12.2012 №Т147 в размере 40 000 руб.».

Исходя из вышеизложенного, можно сделать следующий вывод: во избежание возможных проблем в будущем исполнителю по договору возмездного оказания услуг (или подрядчику по договору подряда) необходимо внимательно подойти к заключению договора, изучив все его условия, особенно касающиеся порядка сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ, если заключен договор подряда). На практике бывают ситуации, когда контрагенты сотрудничают годами и доверяют друг другу, но наступает момент, когда возникает конфликт, и заказчик отказывается платить (это может быть связано со многими факторами, к примеру, смена руководства, решение о ликвидации или банкротстве, или, как актуально в наше время, экономический кризис).

Номер и дата

Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы).

Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

При договоре строительного подряда, сторона, заказавшая работу, не собирается визировать акт выполненных работ КС-2

Практика подобных случаев невероятно обширна и имеет уже хорошо отлаженный механизм решения:

  1. Сообщить заказчику об окончании работ

После завершения всех подрядных работ, первым делом нужно отправить заказчику уведомление об их завершении, акты выполненных работ и определения их стоимости. В конверт с данными документами вы прилагаете опись его содержимого и посылаете заказным письмом, по адресам: юридическому и указанному в реквизитах. Можно вручить данные документы лично, с отметкой об их принятии, но почему-то, судьи любят, когда используется первый вариант.

  1. Заказчик должен явиться на место проведения работ

Вышеуказанные действия, обязывают заказчика, явится на место проведения работ для их приемки.

Обязанность принять работу или заявить об отступлениях от договора, закреплена статьей 720 Гражданского кодекса РФ. Обязанность заказчика немедленно приступить к приемке, после уведомления подрядчика, закреплена в статье 753 Гражданского кодекса РФ.После осмотра объекта, заказчик направляет претензию об объеме или несоответствующем качестве работ, если же этого не происходит, то он обязан подписать предоставленные вами акты. Обычно, срок подачи претензии заказчика оговаривается договором, но исходя из практики, он не превышает 10 дней.

Если же, претензия от заказчика не поступала, выполненные работы можно считать принятыми в полном объеме.

Это мнение было не раз озвучено в решениях арбитражных судов и даже постановлениях Высшего Арбитражного Суда.

  1. Односторонне подписание акта

С учетом вышеуказанного, подрядчик имеет право односторонней подписи акта КС-2 с отметкой об отказе другой стороны, а заказчик вынужден доказывать обоснованность своего отказа, в судебном порядке. Вышеуказанное действие предусмотрено п.

4 статьи 753 Гражданского кодекса РФ.Совершив все действия, можно смело подавать в суд, имея дополнительную уверенность, что решение будет в пользу подрядчика.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Гермес» Юр.

адрес: 610000, г. Киров, ул. Третьякова, д.51 ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889 Генеральному директору ООО «Афродита» Пушину Роману Романовичу Исх.

№134 27.11.2019 г. Сопроводительное письмо Уважаемый Роман Романович! Предоставляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда №67-К от 20.10.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 календарных дней с момента получения данного письма.

Напоминаем также, что в соответствии с п.