Бухгалтерский документооборот смп

Организация делопроизводства на малом предприятии


Вы здесь Опубликовано 2014-01-20 12:20 пользователем hrconsul «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2013, N 5 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА МАЛОМ ПРЕДПРИЯТИИ В статье рассказывается, как начать вести делопроизводство на вновь открытом малом предприятии.

Автор приводит план действий, примерную инструкцию по делопроизводству и формы необходимых документов.

Каждый год в России открывается значительное число малых предприятий.

Так, за 2012 г. количество предпринимателей в России увеличилось на 37%, в основном за счет вновь открывшихся малых предприятий.

Есть ли на этих предприятиях делопроизводители, сотрудники отдела кадров? Хорошо, если есть один человек, но скорее всего, что на первых порах эти функции отданы секретарю. Как же наладить систему делопроизводства?

Основные задачи делопроизводства — отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия. Документы закрепляют производственные отношения, которые складываются как внутри предприятия, так и с другими организациями.

Кроме того, документы нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Работа с документами должна следовать настолько отработанному порядку, чтобы работникам не приходилось отвлекаться от главных производственных целей предприятия.

Если делопроизводство существует только ради самого делопроизводства — это такая же крайность, как и полное отсутствие системы в работе с документами.

Целесообразность — основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. Неважно, каким образом ведется делопроизводство на вашем предприятии — традиционным способом или на основе современного безбумажного обмена электронными документами, в любом случае документирование и работа с документами должны осуществляться по установленным правилам. На малом предприятии, особенно в период его создания и первые годы деятельности, чаще всего отсутствует структурное подразделение, которое занято ведением делопроизводства.

Эти функции, как правило, возлагаются на секретаря либо помощника руководителя предприятия.

Практика показывает, что, приступая к выполнению своих обязанностей, эти работники считают необходимым составление примерного плана работ по ведению делопроизводства, учитывающего специфику конкретного предприятия. Такой план, утвержденный руководителем предприятия, позволяет организовать работу эффективно, особенно на недавно созданных предприятиях либо предприятиях, где ведению делопроизводства не уделялось должного внимания и в короткие сроки необходимо привести документы в порядок.

План работ по совершенствованию делопроизводства на малом предприятии может выглядеть следующим образом. Примерный образец ООО «Максима» УТВЕРЖДАЮ Директор ПЛАН ООО «Максима» работ по совершенствованию Подпись Д. И. Гурьянов делопроизводства в ООО «Максима» 00.00.2013 1.

Документирование 1.1 Определение основных видов документов предприятия, необходимых для его работы. Сокращение и выведение из оборота лишних и устаревших видов документов 1.2 Доработка основных видов документов 1.3 Разработка фирменных бланков двух видов (бланка письма и общего бланка) 1.4 Составление файла образцов основных видов документов предприятия 1.5 Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием составленных образцов 2. Организация работы с документами 2.1 Составление номенклатуры дел 2.2 Оформление папок документов по единой форме 2.3 Определение порядка регистрации, прохождения и хранения документов 2.4 Введение единого порядка контроля за исполнением документов 2.5 Составление перечня документов, подлежащих утверждению руководителем 2.6 Составление перечня документов, не подлежащих регистрации 2.7 Разработка инструкции по делопроизводству 2.8 Введение единых правил работы с документами, составляющими коммерческую тайну Заместитель директора Э.

К. Липин Важную роль в постановке работы с документами может сыграть инструкция по делопроизводству, разработанная с учетом специфики конкретного предприятия. Примерный образец ЗАО «Малый кадр» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ИНСТРУКЦИЯ Подпись В. И. Драгин по делопроизводству 00.00.2013 1.

Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО «Малый кадр» единую систему подготовки и качественного оформления документов, правила рациональной организации их учета, поиска, контроля за исполнением и хранения.

1.2. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО «Малый кадр». 1.3. Инструкция разработана с учетом использования во всех отделах ЗАО «Малый кадр» автоматизированной системы «XXXXX», предназначенной для составления документов, их регистрации, контроля за исполнением с помощью персональных компьютеров.

1.4. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляются секретарем генерального директора ЗАО «Малый кадр».

1.5. Обеспечение ЗАО «Малый кадр» оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями осуществляет административный отдел. 1.6. Обеспечение компьютерного обслуживания делопроизводственных операций осуществляет сектор информационных технологий. 1.7. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил в отделах возлагается на директоров ЗАО «Малый кадр», курирующих соответствующие отделы.

Директора обязаны: — рассматривать все документы в день их получения; — требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений; — своевременно докладывать генеральному директору о необходимости изменения ранее предусмотренного срока исполнения документов; — принимать меры к сокращению служебной переписки, особенно внутренней, не допускать переписку по таким вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону; — знакомить вновь принятых работников с порядком работы с документами, установленным настоящей Инструкцией. 2. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов 2.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется помощником менеджера административного отдела, при этом проверяются правильность ее доставки и наличие приложений.

Вскрывается вся корреспонденция, за исключением корреспонденции с пометкой «Лично», которая вручается непосредственно адресату. 2.2. Принятая корреспонденция передается в Дирекцию для последующей обработки и доклада генеральному директору или директорам, если решение вопроса, изложенного в документе, входит в их компетенцию. 2.3. Регистрация документов осуществляется централизованно в Дирекции путем занесения данных в компьютер (в журнал регистрации полученных документов).

2.4. На полученных документах в нижней части лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ЗАО «Малый кадр» и указанием даты поступления документа, а также его порядкового входящего номера (с начала года). 2.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается соответствующая отметка: «+ приложение на 2 л.».

2.6. Регистрация документа производится однократно секретарем генерального директора. 2.7. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. При необходимости детального рассмотрения вопроса секретарь проводит подготовку дополнительных справочных материалов.

Если получено письмо-ответ, то к нему прикрепляется инициативное письмо.

2.8. В результате рассмотрения документа генеральным директором на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится в журнал регистрации полученных документов. 2.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить в Дирекцию информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа сообщаются дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

2.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку «В дело N», а также отметку о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью и ставит дату. Затем документ подшивается в соответствующее дело.

2.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после их исполнения или отправки ответа.

2.12. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающем их утрату.

В случае потери документа исполнитель немедленно извещает об этом директора-куратора и секретаря генерального директора. 3. Контроль за исполнением документов 3.1. В ЗАО «Малый кадр» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

3.2. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор ЗАО «Малый кадр». 3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения возлагается на секретаря генерального директора.

Директора проводят выборочный контроль по существу исполнения указаний генерального директора. 3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится штамп «Контроль».

Вся информация об этих документах заносится в контрольный журнал секретарем генерального директора. 3.5. Задание снимается с контроля только с разрешения генерального директора или временно замещающего его директора. 3.6. В течение установленного срока исполнения поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены.
3.6. В течение установленного срока исполнения поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены.

Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление в процессе исполнения документа дополнительных запросов не дает основания считать его исполненным. 3.7. Исполнитель обязан давать секретарю генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.

3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны поступать в Дирекцию не позднее дня исполнения для внесения информации в контрольный журнал и снятия документа с контроля. 3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несут исполнитель и директор, курирующий этот отдел.

3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в контрольный журнал.

3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ЗАО «Малый кадр».

При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе. Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 5 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.

3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителям, виза или замечания соисполнителей даются в течение двух рабочих дней после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя. 4. Порядок составления и оформления служебных документов 4.1. Документы оформляются в соответствии с образцами документов ЗАО «Малый кадр», которые находятся в файле exa.

doc. 4.2. Документы ЗАО «Малый кадр» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их генеральным директором, а в его отсутствие — заместителем. 4.3. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Элементами грифа утверждения являются: — слово «УТВЕРЖДАЮ»; — должность лица, утвердившего документ; — личная подпись и ее расшифровка; — дата утверждения.

Подготовка и оформление приказов и распоряжений. 4.4. Приказ — правовой акт, издаваемый генеральным директором ЗАО «Малый кадр» или в его отсутствие — заместителем.

Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед ЗАО «Малый кадр». Посредством приказа генеральный директор ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.

4.5. Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения, главным образом, оперативных вопросов.

Подписывать распоряжения имеют право как генеральный директор, так и директора. 4.6. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО «Малый кадр».

Тексты этих документов состоят из двух частей: вводной и распорядительной. В вводной части излагаются основания для издания документа.

Распорядительная часть начинается словами «Приказываю» (в приказе) и «Предлагаю» (в распоряжении).

4.7. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

4.8. Проект приказа и распоряжения согласовываются с юристом, а в части оформления — с секретарем генерального директора. 4.9. Регистрация приказов и распоряжений осуществляется в Дирекции. 4.10. На оборотной стороне листа приказа, распоряжения дается список лиц для ознакомления, которые ставят подпись и дату против своей фамилии.

4.11. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела в Дирекции, вторые — вывешиваются секретарем на доске объявлений для ознакомления сотрудников ЗАО «Малый кадр». 5. Порядок работы с исходящими документами 5.1.

Исходящие документы готовятся на бланках писем ЗАО «Малый кадр».

Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

5.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

5.3. Передавать документы на подпись генеральному директору следует через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены неправильно.

Если при подписании документа генеральному директору требуется дать пояснения по существу подготовленного документа, то такие документы на подпись представляют лично директора или ответственные исполнители. 5.4. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа, помеченной на бланке уголками.

Дата документа и исходящий номер — в левой верхней части.

При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит «На N ___ от _________» с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа). 5.5. Документ не должен содержать более 4 адресатов.

При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

Слово «Копия» перед 2-м, 3-м, 4-м адресатом не проставляется. 6. Регистрация исходящих документов 6.1.

После проверки правильности оформления документа проставляется исходящий номер. Исходящий номер состоит из: индекса отдела, номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера, который проставляется в Дирекции.

Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле Дирекции. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.

6.2. Данные об исходящем документе заносятся в журнал регистрации отправленных документов секретарем генерального директора.

Индексация отделов ЗАО «Малый кадр»: Дирекция 2 Отдел маркетинга 3 Технический отдел 4 Отдел эксплуатации 5 Бухгалтерия 6 Административный отдел 1 При необходимости дополнительной индексации исходящего номера письма этот вопрос согласовывается с Дирекцией в рабочем порядке. 6.3. Подписанные руководством документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.
6.3. Подписанные руководством документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.

6.4. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении, имеющая следующий вид: «В дело N ___. Отправлено письмо от ___________ N ___.

Подпись исполнителя, дата». 7. Составление номенклатуры дел 7.1. Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, которые образуются в делопроизводстве ЗАО «Малый кадр».

Сводная номенклатура дела должна отражать полный комплекс дел всех отделов ЗАО «Малый кадр».

7.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы. 7.3. Номенклатуры дел отделов подготавливают сотрудники отделов, хорошо знающие задачи и документацию отдела, и визируют руководители отделов. Затем номенклатуры дел представляются на согласование секретарю генерального директора для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ЗАО «МАЛЫЙ КАДР» и утверждения.

Утверждает сводную номенклатуру дел генеральный директор.

7.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит: — наименование вида (видов) документа (распоряжения, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело; — определение участка работы или вопроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и копийности документов и т.

п. Если дело содержит переписку, следует указывать — с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая). При формулировании заголовка употребляются термины «дело» и «документы», если в дело включены документы различных видов. 7.5. Составление заголовков «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т.

п. не допускается. 7.6. Образец номенклатуры дел, представляемой в Дирекцию: Примерная форма НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (название отдела) на _____ г. Индекс дела Заголовок дела Наименование сектора Ответственный исполнитель Кол-во дел (томов) Срок хранения Примечание 1 2 3 4 5 6 7 Начальник отдела Подпись И.

О. Фамилия 7.7. Номенклатура дел отделов на следующий год представляется в Дирекцию не позднее 15 декабря текущего года. 7.8. Ведение дел вне номенклатуры в отделах ЗАО «Малый кадр» не допускается. 8. Формирование дел 8.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел ЗАО «Малый кадр».

8.2. В дело подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

8.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

8.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми). 8.5. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

8.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность.

В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела. 8.7. Обложка дела оформляется следующим образом: — название организации ЗАО «Малый кадр»; — наименование отдела; — номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела; — заголовок дела; — год заведения или квартал года; — том дела; — срок хранения. 9. Обеспечение сохранности документов 9.1.

Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несут начальники отделов и директора, курирующие данный отдел. 9.2. Дела могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа.

9.3. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. 9.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел не разрешаются. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения директора, курирующего отдел. 9.5. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела.
9.5. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела.

В ней указываются отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение. Примерная форма Форма карточки-заместителя дела Отдел _________ Дело N ________ Кол-во листов Дата выдачи Кому выдано Расписка в получении Дата возвращения Расписка в приеме 9.6. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника отдела и директора-куратора.

9.7. Секретарь генерального директора один раз в квартал выборочно проводит проверку наличия дел и документов в отделах и информирует начальника отдела и директора-куратора о ее результатах. 9.8. Полная проверка наличия дел и документов проводится в отделах ежегодно по завершении делопроизводственного года (не позднее 20 января).

10. Экспертиза практической ценности документов 10.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения. 10.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия ЗАО «Малый кадр» (не менее 3 человек).

В состав экспертной комиссии включаются наиболее квалифицированные и опытные работники отделов, юрист ЗАО «Малый кадр», а также представитель Дирекции.

10.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.

10.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра экспертной комиссией дел, законченных делопроизводством три года назад.

10.5. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

Примерная форма ЗАО «Малый кадр» УТВЕРЖДЕНО Протоколом заседания экспертной комиссией от ___________ N ___ ОПИСЬ N _______ долговременного хранения за ________ год N п/п Индексы дел Заголовок дела Количество листов Примечание В опись N _________ включены ______________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ___ по N ___.

Председатель экспертной комиссии Подпись И. О. Фамилия Члены экспертной комиссии: Подпись И.

О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия 10.6. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

Примерная форма ЗАО «Малый кадр» УТВЕРЖДАЮ АКТ Генеральный директор о выделении документов к уничтожению Подпись В. И. Драгин 00.00.2001 Экспертная комиссия ЗАО «Малый кадр» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение: N п/п Заголовок дела (групповой заголовок дел) Дата дела или крайние даты дел Кол-во дел (томов) Примечание 1 2 3 4 5 Итого: _________ дел за годы _______________________.

Описи дел за __________ годы утверждены экспертной комиссией. Председатель экспертной комиссии Подпись И. О. Фамилия Члены экспертной комиссии: Подпись И.

О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия Акт на уничтожение подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается генеральным директором. 10.7. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов осуществляет Дирекция ЗАО «Малый кадр».

10.8. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов. 10.9. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Измельчение документов в машине для уничтожения бумаг проводится в присутствии членов экспертной комиссии.

10.10. Экспертная комиссия осуществляет свою работу ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов экспертной комиссии участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же отдела, уполномоченный директором-куратором.

Директор Подпись А. С. Волгин Важно помнить, что без наведения порядка в работе с документами, без оперативной информации руководителю предприятия сложно принимать обоснованные решения.

Библиографический список 1. Стенюков М. В., Пустозерова В. М., Аринина П.

С. Делопроизводство на малом предприятии.

Документы по личному составу. М.: ПРИОР, 2001. 208 с. М. Стенюков Преподаватель Центрального института повышения квалификации Московской школы секретарей Подписано в печать 12.04.2013 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Особенности учета и отчетности субъектов малого предпринимательства

 Всовременных условиях малое предприятие выступает, как самая массовая форма деловой жизни.

Развитие современной экономики невозможно без активной политики поддержки малого бизнеса. Основные проблемы бухгалтерского учета на малых предприятиях связаны с существующими противоречиями в законодательстве и его нестабильностью. Цель статьи состоит в изложении и обосновании особенностей, методических и организационных подходов к ведению учета на предприятиях малого бизнеса.

Раскрыты особенности ведения учета и составления отчетности на малых предприятиях. Ключевые слова: учет, финансовая отчетность, субъект малого предпринимательства. Одним из перспективных направлений для рыночной экономики в настоящее время является развитие малого предпринимательства.

Поэтому особое внимание при разработке изменений и дополнений, вносимых в законодательство, уделяется представителям малого бизнеса.

Связано это с тем, что учет и отчетность представителей субъектов малого предпринимательства на территории России постоянно меняются, добавляются новые и корректируются уже имеющиеся нормативные и законодательные акты и документы. Субъект малого предпринимательства — это российская коммерческая организация или индивидуальный предприниматель, которые нацелены на получение прибыли. К субъектам малого предпринимательства относятся хозяйственные общества, хозяйственные партнерства, производственные кооперативы, потребительские кооперативы, крестьянские (фермерские) хозяйства и индивидуальные предприниматели.

Критерии отнесения предприятий к малому бизнесу устанавливаются Федеральным законом от 24.07.2007 № 209-ФЗ

«О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»

[1].

Таблица 1 Критерии отнесения субъектов ккатегории малого предпринимательства Категория субъекта Микропредприятие Малое предприятие Среднее предприятие Выручка без НДС за год 120 млн рублей 800 млн рублей 2 млрд рублей Среднесписочная численность работ не более 15 человек не более 100 человек не более 250 человек Субъекты малого предпринимательства имеют право на основании Типового Плана счетов составлять свой план счетов.

Такой план счетов будет являться упрощенным и может содержать в себе только те счета, которые организация будет использовать в процессе ведения бухгалтерского учета.

При составлении своего «упрощенного» плана счетов малым предприятиям рекомендуется обобщать информацию с нескольких счетов Типового Плана счетов на одном синтетическом счете.

Применяя рабочий план счетов СМП следует руководствоваться Инструкцией по его применению (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010)

«Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»

) [2]. Бухгалтерский учет на малых предприятиях можно систематизировать следующим образом: -первичная документация; ‒ бухгалтерский учет; ‒ отчетность.

В настоящее время нет обязательных к применению форм первичных документов. Субъекты малого предпринимательства, по желанию, могут использовать типовые формы. Протоколом от 25 апреля 2013 года № 4/13 Президентского совета НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» утверждены «Рекомендации для субъектов малого предпринимательства по применению упрощённых способов ведения бухгалтерского учёта и составления бухгалтерской (финансовой) отчётности», которые предусматривают три формы ведения учета на малых предприятиях: ‒ полная форма упрощенного учета; ‒ сокращенная форма; ‒ простая форма [3].
Протоколом от 25 апреля 2013 года № 4/13 Президентского совета НП

«Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России»

утверждены «Рекомендации для субъектов малого предпринимательства по применению упрощённых способов ведения бухгалтерского учёта и составления бухгалтерской (финансовой) отчётности», которые предусматривают три формы ведения учета на малых предприятиях: ‒ полная форма упрощенного учета; ‒ сокращенная форма; ‒ простая форма [3]. Полная форма предполагает использование регистров бухгалтерского учета.

В них записываются все факты хозяйственной жизни. Данная форма предусматривает использование комплекта ведомостей: ‒ ведомость учета основных средств и амортизации — форма № 1МП; ‒ ведомость учета материально-производственных запасов — форма № 2МП; ‒ ведомость учета затрат на производство — форма № 3МП; ‒ ведомость учета денежных средств — форма № 4МП; ‒ ведомость учета расчетов и прочих операций — форма № 5МП; ‒ ведомость учета продаж — форма № 6МП; ‒ ведомость учета расчетов с поставщиками — форма № 7МП; ‒ ведомость учета расчетов с персоналом по оплате труда — форма № 8МП; ‒ сводная ведомость (шахматная) — форма № 9МП.

При этом ключевым моментом является то, что СМП могут разрабатывать учетные регистры самостоятельно, применительно к условиям своей деятельности, но при условии, что учет будет вестись посредствам двойной записи.

Следует обратить внимание на то, что при использовании сокращенной формы учета все хозяйственные операции регистрируются в Книге учета фактов хозяйственной жизни по форме № К-1МП.

Наряду с ней предпринимателям малого бизнеса рекомендуется использовать Ведомость учета расчетов с персоналом по оплате труда — форма № 8МП. Таким образом, данная форма предусматривает ведение учета без применения учетных регистров, но обязует применение двойной записи.

Наименьшее давление при организации и ведении учета, со стороны законодательной базы, испытывают микропредприятия, поскольку только им дозволено использовать «простую» форму учета. Простая форма предполагает ведение бухгалтерского учета без применения двойной записи.

В этом случае хозяйственные операции сразу формируются по группам статей Баланса и Отчета о финансовых результатах. Также может использоваться Книга учета фактов хозяйственной жизни. Существует также ряд особенностей, определяющих состав финансовой отчетности, и предусмотренных только для малого бизнеса.

Состав бухгалтерской отчетности СМП определяется Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Согласно ему финансовая отчетность малых предприятий должна содержать бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств и приложения к ним [4]. СМП, применяющие упрощенные способы ведения учета, вправе составлять отчетность в сокращенном объеме, а также самостоятельно разрабатывать формы отчетности.

При этом СМП, подлежащие обязательному аудиту обязаны вести учет по общим правилам. За ведение учета на таких предприятиях отвечает руководитель.

Для субъектов малого предпринимательства Налоговым Кодексом Российской Федерации установлены специальные режимы налогообложения, которые могут предусматривать особый порядок налогообложения, а также освобождение от обязанности по уплате отдельных налогов и сборов. К специальным налоговым режимам относятся: ‒ УСН, или упрощенная система налогообложения, предлагающая на выбор сразу два объекта налогообложения — «доходы» и «доходы за вычетом расходов»; ‒ ЕНВД, или единый налог на вмененный доход, когда фактические доходы не имеют значения, а налогом облагается предполагаемый объем поступлений; ‒ ЕСХН, или единый сельхозналог, применяемый к производителям сельскохозяйственной продукции; ‒ ПСН, или патентная система, требующая приобретение патента на ведение определенной деятельности на ограниченный срок [5]. Специальные режимы налогообложения создают более благоприятные условия для определенных отраслей, а также для стимулирования малого предпринимательства, поскольку ощутимо снижают налоговую нагрузку.

Выводы. Предприятия малого бизнеса играют все более важную роль в экономической жизни страны. За последние годы количество малых предприятий значительно увеличилось.

Однако в сфере малого бизнеса существует ряд особенностей и ряд недостатков, которые влияют на организацию, и ведение бухгалтерского учета.

Рекомендуем прочесть:  Где можно ролучить трудовую книжку

Это позволяет говорить о несовершенстве законодательной базы, применяемой в отношении ведения учета на малых предприятиях. Возникает необходимость разработки нормативной базы, которая бы учитывала специфику деятельности и отраслевую принадлежность малых предприятий. Создание малых аудиторских фирм, которые, в свою очередь, проверяли бы отчетность СМП, оказало бы положительное влияние на ведение учета и составление отчетности.

Так как часто на таких предприятиях ведением учета занимается руководитель, который менее осведомлен в данной области. Литература:

  • Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ (ред. от 27.11.2017) «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации».
  • Протокол Президентского совета НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» от 25 апреля 2013 года № 4/13 утверждены «Рекомендации для субъектов малого предпринимательства по применению упрощённых способов ведения бухгалтерского учёта и составления бухгалтерской (финансовой) отчётности»
  • «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 23.04.2018).
  • Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  • Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению».

Критерии отнесения организации к субъектам малого предпринимательства

Статьей 4 Закона о развитии предпринимательства установлено, что к субъектам малого предпринимательства (СМП) относятся коммерческие организации (за исключением государственных и муниципальных унитарных предприятий), соответствующие ряду условий:

  1. средняя численность работников за предшествующий календарный год не должна превышать 100 человек включительно (данный критерий должен соблюдаться «вмененщиком» в силу пп.

    1 п. 2.2 и п. 2.3 ст. 346.26 НК РФ);

  2. выручка от реализации товаров (работ, услуг) за предшествующий календарный год не должна превышать 400 млн руб. (п. 1 ).
  3. суммарная доля участия Российской Федерации, субъектов РФ, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) указанных лиц, а также доля участия, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого и среднего предпринимательства, не должна превышать 25%;

Как организовать ведение бухучета субъектами малого предпринимательства: варианты

Ответственность за организацию бухучета возлагается на руководителя (п.

1 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Какие бы организационные и кадровые решения им ни были приняты, он может быть привлечен к ответственности за бухгалтерские ошибки (см. решение Басманного районного суда г. Москвы от 08.12.2017 по делу № 12-2492/2017).

Типовые рекомендации по организации бухучета для СМП, утв. приказом Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н (далее — Рекомендации), и ст. 6 закона № 402-ФЗ предусматривают несколько вариантов непосредственной организации ведения бухучета, они же допускаются законом:

  1. личное ведение бухучета руководителем.
  2. создание бухгалтерии, возглавляемой главным бухгалтером;
  3. введение в штат должности бухгалтера;
  4. передача ведения бухучета на договорных началах специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

Для некоторых организаций п.

5 ст. 6, п. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ установлен запрет на применение упрощенных способов ведения бухучета и на его возложение на руководителя (к ним относятся юрлица, подлежащие аудиту, микрофинансовые организации и др.). Решение по организации бухучета отражается документально: в штатном расписании (введение бухгалтерских должностей), положении о бухгалтерии или аналогичном подразделении, должностных инструкциях. Если руководитель ведет бухучет сам, он издает приказ о возложении бухучета на себя лично.

Требования к ведению бухучета

Вести бухучет надо по . Но есть отличие: и некоммерческие организации могут вести бухучет по простой системе – не применяя двойной записи.

Такой метод надо предусмотреть в учетной политике (п.

6.1 ПБУ 1/2008, ч. 4 ст. 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 8 Рекомендаций, утвержденных решением Президентского совета НП

«Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России»

от 25 апреля 2013 г. № 4/13).

Особенности бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства

 Данная статья написана на довольно актуальную тему, поскольку организации в настоящее время, относящиеся к представителям малого бизнеса, могут пользоваться некоторыми «поблажками» в части ведения бухгалтерского учета.

Наиболее актуален этот вопрос для тех юридических лиц, которые используют налоговые специальные режимы.

Что представляет собой понятие «упрощенный бухгалтерский учет»? Значительно облегчить ведение бухгалтерского учета на УСН, а так же налоговый и кадровый учет может этот метод.

Поэтому стоит попробовать применить этот метод представителям малого бизнеса, чтобы минимизировать риски и сэкономить время.

Целью работы является более подробное изучение особенностей бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства. Ключевые слова: бухгалтерский учет, особенности бухгалтерского учета, малые предприятия, малый бизнес, упрощенный бухгалтерский учет Для начала необходимо выяснить то, что бухучет должны вести все организации, эта обязанность никак не связана с тем, какой налоговый режим они применяют. Наиболее простым вариантом бухучета могут воспользоваться только те юридические лица, которые зарегистрированы как субъекты малого бизнеса.

По видам, на которые классифицируется бизнес, различают, малое, среднее и крупное предпринимательство, мы уже писали ранее [7, c. 45]. Напомним про некоторые изменения, а именно: с июля 2015 года предельные размеры выручки по каждой группе были увеличены ровно в 2 раза.

Поэтому есть смысл проанализировать показатели деятельности своей компании и определить, к какому типу бизнеса она относится. С увеличением предельных объемов выручки для малых фирм с 400 до 800 млн. рублей ваша организация вполне может попасть именно в эту группу.

Возможность вести упрощенный вариант бухучета закреплена за малым бизнесом законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г.

и другими нормами законодательства, утверждающими изменения к нему [2]. Закон не содержит описаний конкретных моментов, которыми могут руководствоваться малый бизнес. Для того чтобы понять, что не должны делать представители малого бизнеса, следует отметить иные акты, которыми регламентируется бухгалтерским учетом.

Для того чтобы понять, что не должны делать представители малого бизнеса, следует отметить иные акты, которыми регламентируется бухгалтерским учетом. Для начала отметим, что малое предпринимательство имеет право не применять ряд ПБУ или определенные его их положения.

К примеру, субъекты малого бизнеса могут не применять такие стандарты как налог на прибыль и положение об условных активах или обязательствах.

Субъекты малого бизнеса имеют право списывать проценты по кредитам и займам в иные доходы, независимо от статьи расходов заемных средств, а другие остальные представители малого бизнеса, наоборот о расходах по кредитам или займам обязаны отдельно учитывать заемные средства, которые потрачены на приобретение активов по инвестициям.

Субъектам малого бизнеса по данным ПБУ 22/2010 (об исправлении и обнаружении ошибок) разрешено устранять все найденные ошибки в базисном периоде, при этом не имеет значения то, существенная ошибка или нет.

Также нет необходимости в перспективном пересчете определенных показателей [1]. Что же означает упрощенный бухгалтерский учет для малых предприятий? Субъекты малого бизнеса имеют право использовать не все счета плана счетов — иначе говоря, отбросить лишние счета.

Приведем пример. Те кто занимается производством, учет затрат рекомендуется вести на 20 счете «Основное производство», а при желании приписать к нему субсчета, как говорится для более детального описания информации о деятельности.

А другие же счета (23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве»), можно убрать.

Таким же методом пересматриваются счета и по другим группам операций.

Где же должна отражаться вся информация? Для конкретных субъектов малого бизнеса достаточным будет вести только Книгу учета хозяйствования.

Это является одним из самых простых вариантов хозяйствования. Если довольно много операций, то к Книге учета хозяйствования следует предусмотреть специальные необходимые регистры на определенную группу имущества.

При ведении бухгалтерского учета субъектам малого бизнеса необходимо помнить 2 момента:

  • Бухгалтерский учет необходимо вести в объеме, который будет позволять выводить остатки по счетам и составлять бухгалтерскую отчетность, плюс хорошо информировать существующее руководство.
  • Каждый субъект малого бизнеса может стать крупной организацией, так как жизнь не стоит на месте, а цель любого бизнеса — получение и максимизация прибыли. Поэтому чтобы в будущем не коснулись сложности с составлением необходимой полной бухгалтерской отчетности и обеспечением сравнимости базисных показателей с цифрами предшествующих периодов, запускать бухгалтерский учет нельзя — вести его следует качественно.

Теперь про упрощенную бухгалтерскую отчетность для представителей малого бизнеса.

У «малышей» есть три варианта, как формировать бухгалтерскую отчетность.

Во-первых, можно формировать отчетность по общим правилам.

То есть составлять баланс и все приложения к нему, а также пояснения. А также прикладывать к отчетности аудиторское заключение (если фирма подлежит обязательному аудиту, что для малого бизнеса редкость). Во-вторых, допускается составление только двух основных форм: бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах.

Вторая форма в приказе Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н (далее — приказ № 66н) до сих пор называется «отчет о прибылях и убытках». Однако в Федеральном законе от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) используется именно термин «Отчет о финансовых результатах». Хотя по сути это тот же отчет о прибылях и убытках. При этом разрешено приводить укрупненные показатели.

То есть только по группам статей, без дополнительной расшифровки. Например, всем организациям нужно разделять дебиторскую задолженность как минимум на краткосрочную и долгосрочную.

«Малышам» достаточно заполнить в балансе строку 1230 и все.

Что касается остальных приложений, то тут такая ситуация. В отчетах об изменениях капитала и о движении денежных средств организация вправе приводить только наиболее важную информацию, без знания которой нельзя оценить финансовое положение организации или результаты ее деятельности. Соответственно, если по мнению бухгалтера отражать в данных отчетах нечего, то их можно не заполнять.

Что касается пояснений, то их заполняют только если есть, что уточнять и расшифровывать. Хотя, как мы уже сказали, включать в состав бухгалтерской отчетности для ИФНС и Росстата пояснения в табличной либо текстовой форме можно на свое усмотрение. Иначе говоря, субъекты малого бизнеса могут не сдавать в ИФНС и Росстат отчет об изменениях капитала и отчет о движении денежных средств — пени и неустойки за данные действия не платят.

Тем более санкций же за то, что не заполнены пояснения к документации, вообще быть не может. То есть пояснения не являются обязательным элементом. В-третьих, для малых предприятий предусмотрены упрощенные формы баланса и отчета о финансовых результатах.

Их данные приведены в приложении № 5 к приказу № 66н. Различие этих форм от социально приятных показателей укрупнены. То есть актив баланса состоит всего лишь из одного раздела, а не двух как в данных полной отчетности.

А сам итоговый показатель и есть баланс. Пассив также существенно укрупнен: в пассиве имеется один раздел, а не три.

Сам показатель лишь шесть плюс итоговый, то есть сам баланс. Если решить заполнять упрощенные формы, можно обнаружить то, что показатели еще более укрупнены.

Поэтому почти все строки включают в себя несколько строк из основной формы отчетности. Нужно отметить тот код строки, которому соответствует самый большой удельный вес.

Это прописано в пункте 5 приказа № 66н.

Также необходимо отметить, что сдавать бухгалтерскую отчетность надо в налоговую инспекцию и подразделение Росстата по месту нахождения фирмы. Предоставить данную отчетность необходимо не позднее 3 месяцев после окончания отчетного года. Так как 31 марта выпадает, например, на рабочий день, то это и есть самый крайний срок.

Представить отчетность в ИФНС и Росстат можно как в электронной форме через Интернет, так и на бумаге в письменной форме. Никаких конкретных требований на данный счет в законодательстве нет.

Для субъектов малого бизнеса также существует главный момент в возможности ведения упрощенного бухгалтерского учета: такие юридические лица имеют право использовать кассовый метод (признавать доходы или расходы по факту их оплаты). Где же здесь положительный момент? Это довольно удобно для тех, кто пользуется упрощенной системой ведения бухгалтерского учета.

В данном случае субъекты малого бизнеса используют только один метод и для ведения бухгалтерии, и для исчисления налога. Субъекты малого бизнеса формируют отчетные бухгалтерские формы как по основным правилам, куда включают баланс, отчет о финансовых результатах и иные документы в виде приложений к ним, так и по «наиболее простым» — только баланс и отчет о финансовых результатах.

Если выбирать последний вариант, значения показателей в таблицах отчетных форм разрешается показывать укрупнено. Также не обязательны и пояснения– они требуются только в определенных случаях, когда есть информация для пояснения. Субъекты малого бизнеса используют упрощенные формы отчетности: определенные бланки предусмотрены для баланса и отчета о финансовых результатах (не такие как для основных предприятий).

Данные бланки различаются по стандартным формам и в них отражаются больше показателей, чем в упрощенной системе. Например, если баланс состоит из 2 коротких разделов: актив имеет 4 показателя, а пассив — 5.

Формы унифицированы, их можно увидеть среди приложений к Приказу Минфина № 66н от 02.07.2010 г [4]. Таким образом, для малых предприятий есть особая «поблажка»: такие фирмы могут вести учет в регистрах без использования стандартной для бухучета двойной записи.

Но здесь немного главных ограничений. Во-первых, двойная запись взаимосвязана с кассовым учетом.

То есть, если делается выбор в пользу кассового метода, то в любом случае ведете бухгалтерский двойной записью — иного варианта не может быть.

Если же отказываться от двойной записи, то учет ведется методом начисления. Во-вторых, льготу в виде неприменения двойной записи необходимо использовать с высокой осторожностью: малая организация может вырасти, а вот восстановить бухгалтерский учет за иные годы будет довольно сложно, как в плане финансовых затрат, так и в плане трудовых ресурсов. Таким образом, на основании вышеизложенного можно отметить, что особенностей бухгалтерского учета для малого предпринимательства множество.

Во-первых, это сокращенная система налогообложения, которая действует в соответствии с НК РФ в редакции 2016 года [3]. Во-вторых, бухгалтерский учет должен вестись в объеме, который будет позволять выводить остатки по счетам и составлять бухгалтерскую отчетность, плюс обеспечивать руководство необходимым объемом информации.

В-третьих, любой объект СМП может вырасти в более крупную организацию — жизнь не стоит на месте, а цель любого бизнеса — расширение деятельности и наращивание объемов прибыли. В- четвертых, проверка бухгалтерской отчетности, также осуществляется в облегченном порядке.

Таким образом, все перечисленные особенности ведения бухгалтерского учета на малом предприятии облегчают работу, как главного бухгалтера, так и руководителя малого предприятия.